1. العناية بجميع استفسارات ومتطلبات وخدمات جميع عملاء جامعة المدينة العالمية وتلبية احتياجاتهم بالتنسيق مع بقية أقسام الجامعة.
2. الإشراف على نظام إدارة علاقات العملاء وإدارة شؤونه مع الأقسام ذات العلاقة.
3. التدريب المستمر والمراقبة الدقيقة وتوفير وتطوير الأدوات ومتابعة الأداء والارتقاء بالخدمة النوعية لمركز خدمة العملاء.
1. الإجابة على المستوى الأول من أسئلة واستفسارات العملاء العامة سواء ممن يأتي إلى الجامعة شخصياً أو من يتواصل مع الجامعة بالهاتف أو بالبريد الإلكتروني من خلال استخدام نظام إدارة علاقات العملاء لهدف ضمان الجودة .
2. الإجابة على المستوى الثاني من الخدمات والاستفسارات المتعلقة بنشاطات الأقسام ذات الصلة بوكالة الشؤون الطلابية من خلال استخدام نظام إدارة علاقات العملاء لهدف ضمان الجودة.
3. تحويل المستوى الثالث من الخدمات المتعلقة بنشاطات الأقسام ذات الصلة بوكالة الشؤون الطلابية التي تتطلب اتخاذ قرارات تتعلق بالقسم المعني من خلال استخدام نظام إدارة علاقات العملاء لهدف ضمان الجودة.
4. تحويل الخدمات والاستفسارات المتعلقة بالوكالات والإدارات الأخرى بالجامعة والتي تتطلب الإجابة من تلك الجهات والإدارات إلى القسم صاحب العلاقة للحصول منه على النتيجة المطلوبة من خلال استخدام نظام إدارة علاقات العملاء لهدف ضمان الجودة.
1. إدارة وتجهيز نظام إدارة علاقات العملاء وإدارة شؤونه مع الأقسام ذات العلاقة.
2. تحديد الاحتياجات التدريبية والتطويرية لجميع موظفي مركز خدمة العملاء والتدريب على نظام إدارة علاقات العملاء لبقية الأقسام ذات العلاقة.
3. إعداد وتوفير وتطوير الأدوات والمنتجات اللازمة لخدمات مركز خدمة العملاء.
4. المراقبة الدقيقة للأداء في الخدمة النوعية لكل نقطة تعامل داخلياً وخارجياً وضمان الجودة من خلال التدريب المستمر بما يحقق تقديم الخدمة للعملاء بشكل أفضل.
5. متابعة أداء الموجهين بمركز خدمة العملاء والتخطيط السليم لأنشطتهم لضمان اكتمال الرد على جميع استفسارات العملاء بشكل دقيق وبدون تأخير.
6. تصميم وإصدار وتطوير وحفظ التقارير والتحليلات بجميع أنواعها وتحديد النتائج والتوصيات المستفادة منها.
7. القيام بعمليات التوثيق والتسليم والاستلام والحفظ لجميع المهام المتعلقة بمركز خدمة العملاء.
1. إعداد وتطبيق الخطط التسويقية للبرامج التي تقدمها الجامعة.
2. إبتكار وإدارة وإعداد وتجهيز الوسائط التسويقية بالتنسيق مع الأقسام ذات الصلة.
3. دراسة الأسواق وتحديد وإدارة الفرص واختيار الطرق والوسائل التسويقية المناسبة.
4. إقامة وتنظيم وحضور الفعاليات والمعارض.
5. القيام بمهام وخدمات التسويق الطلابي بجميع مراحله وتوسيع دائرته وتنظيم وإدارة معلوماته.
6. التواصل الفعال والتنسيق المستمر مع الأقسام ذات العلاقة داخل وخارج الجامعة.
7. القيام بعمليات التوثيق والتسليم والاستلام والحفظ والتقييم لجميع المهام المتعلقة بالوحدات.
8. كتابة التقارير وتجهيز المتطلبات اللازمة لأعمال الوحدات.
1. جمع المعلومات المطلوبة لتسويق البرامج بشكل مستمر وتكوين قاعدة بيانات شاملة لهذا الغرض.
2. إيجاد أفكار تسويقية للمواد الإعلامية المطلوب إنتاجها.
3. إعداد متطلبات المواد التسويقية الأولية المطلوب إنتاجها.
4. تجهيز وتحضير المواد التسويقية في مرحلة ما قبل إخراجها.
5. إدارة عملية إعداد المواد التسويقية للبرامج بجميع أنواعها.
6. التنسيق مع الأقسام ذات العلاقة بعملية تجهيز وإخراج وطباعة تلك المواد.
1. دراسة الأسواق المستهدفة من حيث حاجات المجتمع ومتطلبات سوق العمل.
2. تحديد وإدارة الفرص التسويقية.
3. تحديد وإدارة أمثل الطرائق والوسائل لاستعمال المواد التسويقية.
4. إعداد وتنظيم الخطط التسويقية للمواسم الدراسية.
5. المشاركة في إقامة وتنظيم وحضور الفعاليات والمعارض.
1. إنشاء نقاط التسويق الطلابي وتحديد مهامها والمتابعة الدورية لها وتقديم أنواع الدعم اللازمة للمهام والمسؤوليات المناطة بها.
2. استهداف الطلبة الجدد الذين لم يسبق لهم الاتصال بالجامعة من خلال الطرق التسويقية المتنوعة وبجميع الوسائل المتاحة وبالأخص الشبكة العالمية للمعلومات ( الإنترنت ).
3. استهداف الطلبة الذين قاموا ببعض خطوات الاستفسار والقيام بالخطوات التشجيعية لتحفيزهم على القيام بالتسجيل من خلال مركز خدمة العملاء.
4. متابعة المتقدمين للجامعة منذ تسليمهم لاستمارة التقديم للبرامج الاكاديمية وحتى انتهاء مرحلة التسجيل من خلال مركز خدمة العملاء.
5. إقناع المتردد من المتقدمين بالطرق التسويقية المتعددة باستكمال الخطوات المتبقية من مراحل التسجيل بالجامعة من خلال مركز خدمة العملاء.
6. معالجة بيانات المتقدمين وفرزها بشكل دوري لتحديد الفئات التي يمكن استهدافها من جديد، والفئات التي صرفت النظر عن طلب التقديم.
7. إنشاء قواعد بيانات لمتابعة خطوات تسجيل الطلبة.
8. تنظيم وتسيير برامج الرسوم المخفضة والمدعمة بحسب التعليمات المقررة لذلك.
1. متابعة سير أعمال القبول.
2. متابعة سير أعمال التسجيل.
3. تحضير أعمال لجنة القبول.
4. التنسيق والتعاون مع الأقسام ذات العلاقة في الجامعة والمراكز التعليمية فيما يتعلق بمهام قسم القبول والتسجيل.
5. تنفيذ القرارات الواردة من الجهات ذات العلاقة في الجامعة.
6. القيام بعمليات التوثيق والتسليم والاستلام والحفظ لجميع المهام المتعلقة بقسم القبول والتسجيل.
1. استلام طلبات الالتحاق المكتملة المزودة بالوثائق من مركز خدمة العملاء.
2. الفحص المبدئي لطلبات الالتحاق والوثائق المرافقة والتأكد من اكتمالها وتحديث حالة طلب الالتحاق على نظام إدارة الحرم الجامعي (CMS) إلى حالة (تم تسليم الوثائق) وطلب استكمال ما لم يكتمل من مركز خدمة العملاء مع تحديد النواقص.
3. متابعة استكمال النواقص مع مركز خدمة العملاء ضمن فترة الموسم الدراسي المطلوب وغلق الملف مع انتهاء أخر موعد لاستقبال طلبات الالتحاق.
4. تصنيف طلبات الالتحاق المكتملة بناءً على نوع التسجيل وموسم التسجيل والبرنامج الدراسي والتخصص.
5. إحالة الطلبات الأكاديمية لمرحلة ما دون الدراسات العليا إلى لجنة القبول.
6. إحالة الطلبات الأكاديمية لمرحلة الدراسات العليا إلى معهد الدراسات العليا.
7. البت في طلبات الالتحاق للدورات القصيرة وإصدار إشعارات القبول بناء على الموسم الدراسي المطلوب.
8. تحضير أعمال لجنة القبول لفحص الوثائق ومعادلة الشهادات.
9. إصدار الإشعارات (القبول، أو القبول المشروط، أو الرفض) وإرسالها للطالب بشكل مباشر أو غير مباشر بناء على قرار لجنة القبول أو معهد الدراسات العليا.
10. تحديث حالة طلب الالتحاق على نظام إدارة الحرم الجامعي (CMS) بناء على رد الطالب على خطاب إشعار القبول.
11. إصدار قائمة بالطلاب الذين تقرر لجنة القبول إبقاءهم تحت المتابعة وإحالتها إلى الجهة ذات العلاقة
12. إصدار القوائم بأسماء المقبولين وتسليمها لوحدة التسجيل.
13. المساهمة في إعداد محتويات برنامج التوجيه والإرشاد الطلابي بما يخص قسم القبول والتسجيل.
14. التدقيق والتأكد من أسماء الطلاب المتخرجين.
15. نشر قائمة أسماء الطلاب المتخرجين.
16. إصدار شهادات التخرج.
1. استلام قوائم المقبولين من وحدة القبول.
2. متابعة الحالة العامة للطالب على نظام إدارة الحرم الجامعي (CMS).
3. تزويد القسم التقني بقائمة المقبولين لاستكمال إجراءات إصدار الأسماء والأرقام السرية لبرنامج عليم.
4. تزويد القسم الأكاديمي بقائمة المقبولين لاستكمال وضع الطلاب في المجموعات.
5. تزويد الشؤون الطلابية بقائمة المقبولين.
6. تزويد المراكز التعليمية بقائمة المقبولين للحفظ والمتابعة.
7. تزويد القسم المالي بقائمة المقبولين لمتابعة دفع الرسوم.
8. التنسيق والتعاون مع نظام إدارة علاقات العملاء لتغذيته بالمعلومات المطلوبة وللإجابة على الاستفسارات الطارئة.
9. نقل ملفات الطلاب بعد انتهاء مرحلة القبول والتسجيل إلى قسم (الامتحانات والسجلات).
10. فتح وقفل باب التسجيل بحسب التقويم الأكاديمي.
11. إعداد التقارير الإدارية والإحصائية الخاصة بالتسجيل.
12. إدارة عمليات حالة الطالب (منتظم، مؤجل،منسحب، مفصول) بالتنسيق مع الجهات والأقسام ذات العلاقة.
13. إصدار الإفادات التي تتعلق بحالة الطالب وتزويده بها عند الطلب.
14. إصدار الأرقام والبطاقات الجامعية للطلاب.
1. إدارة عمليات الامتحانات بكافة أنواعها وترتيب الاستعدادات الخاصة بها ومراقبتها واستلام وتسليم أوراق الأسئلة والإجابة
2. القيام برصد الدرجات واستلام نتائج الامتحانات وتسليمها وتسهيل إجراءات اعتمادها وتوزيعها وحفظها.
3. الإشراف على عمليات التسجيل في جميع مراحلها وعلى اختلاف حالاتها وإكمال جميع الخطوات المتعلقة بسير الطالب الدراسي وسجله الأكاديمي.
4. تنفيذ جميع مهمات سجلات الطلبة من إصدار قوائم ووثائق النتائج والشهادات وتصديقها وحفظها وصرف بدل المفقود والتالف لتلك الوثائق وباقي المهام ذات الصلة.
5. القيام بعمليات التوثيق والتسليم والاستلام والحفظ لجميع المهام المتعلقة بقسم الامتحانات والسجلات.
1. إدارة عمليات الامتحانات.
2. تنسيق وإعداد جداول الامتحانات.
3. إعداد مهام مراقبي الامتحانات.
4. تنسيق ورصد الاستعدادات لإجراء الامتحانات.
5. رصد ومراقبة إجراءات الامتحانات وتحضير ميزانية الامتحان.
6. إصدار قسائم الامتحانات.
7. استلام الأسئلة من الكليات.
8. توزيع الأسئلة على مراكز الامتحانات.
9. مراقبة الحضور والغياب .
10. تسليم أوراق الإجابات إلى الكليات للتصحيح .
11. استلام أوراق الإجابة بعد تصحيحها وحفظها.
12. استلام نتائج الامتحانات من لجنة الامتحانات.
13. تسليم نتائج الامتحانات إلى المجلس الأكاديمي لاعتمادها.
14. تنفيذ توجيهات المجلس الأكاديمي بشأن نتائج الامتحانات.
15. إصدار وتوزيع نتائج الامتحانات إلى المراكز التعليمية والطلاب.
16. تسليم تقارير نتائج الامتحانات لوحدة السجلات، والجهات ذات العلاقة.
17. عرض طلبات إعادة النظر في نتائج الامتحانات على لجنة الامتحانات.
18. الإشراف على طلبات إجراء الامتحانات الخاصة وتأجيل مواعيد الامتحانات.
19. تنسيق عملية تعيين الممتحنين الخارجيين لبرامج الدراسات العليا.
20. تنسيق بدلات الامتحانات الخارجية .
21. إعداد التقرير المالي السنوي للممتحنين الخارجيين.
22. الإشراف على امتحانات معاهد الجامعة الأخرى .
1. استلام الجداول الدراسية للمواد من الشؤون الأكاديمية ونشرها.
2. الإشراف على عمليات التسجيل والإضافة والحذف للمواد الدراسية.
3. القيام بعمليات التأجيل والانقطاع والانسحاب والفصل من الدراسة وإعادة القيد بناء على قرار الجهات ذات العلاقة.
4. تغيير الحالة الدراسية للطالب بناء على إفادة الأقسام ذات العلاقة.
5. ايقاف وتنشيط وضع الطالب أكاديمياً وتأديبياً.
6. استكمال إجراءات قبول تحويل الطالب من خارج الجامعة وتحويل الطالب من برنامج دراسي إلى برنامج آخر أو التحويل من تخصص إلى تخصص آخر داخل الكلية.
7. الإشراف على السجل الأكاديمي والخطوات المتعلقة بسير الطالب الدراسي، والمواد الدراسية التي يدرسها في كل فصل دراسي برموزها، وأرقامها، وعدد وحداتها المقررة، والتقديرات التي حصل عليها، ورموز تلك التقديرات وقيمها، والمعدل الفصلي، والمعدل التراكمي، وبيان التقدير العام، وبيان للمواد الدراسية التي أعفي منها الطالب المحول.
8. حفظ وثائق النتائج العامة والمحدثة والمعدلة.
9. إصدار قوائم المتميزين أكاديميا.
10. إصدار قوائم الحرمان.
11. تعديل النتائج وإعادة القيد.
12. إعداد التقارير الإدارية والإحصائية الخاصة بالنتائج
13. استقبال ومراجعة توصيات التخرج الواردة من الكليات.
14. إعداد قوائم الخريجين.
15. إصدار وثائق الأكاديمية النهائية.
16. إصدار شهادات التفوق.
17. تعديل وثائق التخرج وإصدار بدل فاقد لها.
18. إعداد التقارير الإدارية والإحصائية الخاصة بالتخرج.
19. تطبيق النظم واللوائح التي تقيس المستوى التحصيلي للطالب أثناء العام الدراسي.
20. تنظيم وحفظ ومتابعة اللوائح والقرارات والتنظيمات الأكاديمية الخاصة بمهمات الوحدة.
21. إعطاء وثائق بديلة عن التالفة والمفقودة.
22. تعديل أسماء الطلبة في وثائقهم الدراسية.
23. التصديق على الوثائق الدراسية الصادرة.
1. تطوير وتقديم خدمات طلابية داعمة ومطورة لإمكانية الطالب، ابتداءا ًمن الخدمات الجديدة الداعمة للطلاب بما في ذلك الخدمات التي يتلقاها الطالب بعد تخرجه
2. التأكد من تلبية احتياجات الطلاب ورعايتهم والقيام بدور المنافح عنهم وتمثيلهم في لجان الجامعة ذات العلاقة وعلى جميع أصعدتها
3. تقديم المشورة المهنية، والاستشارات، والخدمات النفسية للمعاقين، وذوي الإحتياجات الخاصة، وذوي الآداء الأكاديمي الضعيف، والمهددين بالفصل من الجامعة، وغيرهم من الطلاب المعرضين للخطر إلى جانب خدمات الوقاية الصحية والنفسية والأكادمية.
4. عرض مجموعة واسعة من الخدمات والنصائح والاستشارات النفسية لكافة الطلاب، وتقديم الدعم الطلابي والمعلومات والمصادر اللازمة لكافة الطلاب
5. التنسيق والتعاون مع الإدارات ذات الصلة ومراكز التعليم العالمية بشأن مهام قسم الخدمات الطلابية
6. لتطوير وتنسيق شبكة من الخدمات للمجتمع الطلابي والمتطوعين والخبراء والاستشاريين وذلك بالتعاون مع الجهات والإدارات الأخرى
7. تطوير وإدارة الخدمات الطلابية على بوابة الطالب على الانترنت بالتعاون مع الأقسام ذات الصلة.
8. القيام بعملية التوثيق وتلقي تسليم وحفظ جميع الإجراءات والمهام ذات الصلة بإدارة الخدمات الطلابية.
1. تقديم وتطوير برامج الأنشطة الطلابية التي تتم عبر الإنترنت وفي الحرم الجامعي.
2. تقديم خدمات للطلاب الجدد لتسهيل عملية انتقالهم إلى الحياة الجامعية.
3. إعداد الأدلة الطلابية وتهيئتها مع الإدارات ذات الصلة.
4. تطوير وتنسيق التنظيمات الطلابية ومجلس ممثلي الطلبة للتأكد من أن احتياجات الطلاب وأرائهم يتم تمثيلها وتقديمها بصورة جيدة في الجامعة على جميع أصعدتها.
5. توفيرالخدمات الطلابية المتنوعة التي تتناسب مع جميع المستويات.
6. توفير خدمات مهنية وخدمات لخريجي الجامعة والمساعدة في تنسيق خدمات التوظيف لهم، ومساندة رابطة خريجي الجامعة.
7. إعداد وإدارة الأمور المتعلقة بدراسة أحوال الطلبة وذلك بغرض قياس مدى رضاهم وعلاج شكاواهم وجوانب القصور والنقص ذات الصلة بأحوال الطلبة بالجامعة.
8. التواصل مع الطلاب الحاليين وذلك لعلاج مشكلاتهم وجمع التغذية الراجعة منهم وتبادل تلك المعلومات مع الأقسام ذات العلاقة.
9. تزويد أولياء الأمور بالمعلومات والخدمات والاستشارات اللازمة خلال العملية التعليمية، وذلك بالتعاون مع وحدة الاستشارات.
10. الإشراف على النشرات والمطويات التي يتم إعدادها من قبل الطلاب.
2. تفعيل دور الإرشاد الأكاديمي بالتعاون مع قسم القبول والتسجيل والكليات والأقسام ذات العلاقة.
3. تقديم المشورة والمساعدة الاجتماعية والنفسية المتخصصة لأصحاب المشكلات من طلبة الجامعة من خلال التواصل الفعال للإرشاد والتوجيه.
4. تقديم خدمات الإرشاد الوقائي وذلك بطرح الصعوبات التي تواجه الطلاب والتصدي لها والحرص على عدم حدوثها.
5. تعزيز التحصيل الأكاديمي ودفع قدرات طلاب الجامعة وطالباتها وتذليل العقوبات أثناء التحصيل العلمي للطلبة.
6. رعاية الطلاب ذوي التحصيل الدراسي المتدني والمتعثر ، والاهتمام بهم ومتابعتهم حتى يرتقوا بوضعهم الدراسي.
7. الاهتمام بالطلاب المتفوقين والموهوبين وتقديم ما من شأنه تعزيز قدراتهم ودعم إبداعاتهم بالتعاون مع الجهات المعنية.
8. دراسة الظواهر السلوكية والمشكلات السلبية التي قد تظهر من حلال التعامل مع بعض طلاب الجامعة ، والعمل على إيجاد الحلول المناسبة لها.
9. إعداد برامج ودراسات وبحوث في مجال الإرشاد والتوجيه الطلابي بالتعاون مع الجهات والكليات المعنية.
10. تقديم العون والمساعدة والتوجيه والإرشاد للطلاب والطالبات الذين تقتضي مشكلاتهم العرض على لجنة تأديب الطلاب والطالبات بالجامعة.