سياسة التوظيف

2.1 التخطيط الوظيفي

الأهداف

1. لإعداد قوة بشرية ملائمة والمحافظة عليها وفقاً للمتطلبات الحالية والمستقبلية من أجل تولى إنجاز جميع الخطط التشغيلية للجامعة بأفضل صورة ممكنة.
2. لتكوين إطار وظيفي دقيق وبكلفة مناسبة لتعزيز نشاطات الجامعة.

السياسة

1. على الوكلاء والمدراء وعمداء الكليات ورؤساء الأقسام المساعدة في تطوير وصيانة الخطط الفاعلة للقوى البشرية لتحديد متطلبات التوظيف بما يتلائم وأهداف الجامعة.
2. في حال إنشاء فروع أو أقسام جديدة فإن على الوكلاء والمدراء المعنيين إخطار قسم الموارد البشرية بهيكلة الفرع أو القسم الجديد من خلال مخطط تنظيمي يبين متطلبات القوى العاملة.
3. تحتفظ الإدارة بحق إحداث أي تغييرات تنظيمية عندما تدعو الحاجة إلى ذلك.

الإجراءات

1. على الوكلاء والمدراء وعمداء الكليات ورؤساء الأقسام تسليم  استمارة تخطيط القوى العاملة (HR001) إلى قسم الموارد البشرية:

• في بداية السنة المالية
• في حالة استحداث أي فرع أو قسم جديد.
• إضافة أو استبدال موظفين عند التوسع أو الاستقالة أو التحويل أو إعادة توزيع الموظفين وغير ذلك في الجهة أو الإدارة أو الكلية أو القسم المعني (ينطبق هذا فقط في بداية السنة المالية).

1. تمرر استمارة تخطيط القوى العاملة التى تم تعبئتها بالإجراءات وتعطى لعميد الكلية أو رئيس القسم المعني.

عند اعتماد خطة القوى العاملة من قبل مدير الجامعة يقوم قسم الموارد البشرية بتنفيذها إلا أن يطلب منه غير ذلك.

2.2 التوظيف

الأهداف

1. لضمان توظيف أكثر المرشحين كفاءة بما يلائم متطلبات القوى الوظيفية من خلال الاستفادة من أفضل طرق الاختيار.
2. لضمان توظيف الفرد المناسب في المكان المناسب.

السياسة

1. يجب أن يكون التوظيف دوماً وفقاً للهيكل التنظيمي المعتمد وخطة القوى الوظيفية بالجامعة.
2. يمكن أن تتم عملية التوظيف في الظروف الآتية:

• في حال وجود وظائف شاغرة نتيجة للاستقالة
• في حال الزيادة في حجم العمل بحيث لا يستطيع الموظفون الحاليون القيام بمهام العمل.
• في حال الشروع في فعالية جديدة بحيث تصبح هناك حاجة لمعارف وخبرات خاصة.

1. تكون الأولوية في شغل الوظائف الشاغرة للموظفين الثابتين والذين تنطبق عليهم المواصفات من خلال الترقية الداخلية أو التحويل داخل الجامعة.
2. في حال عدم وجود المرشح المناسب لشغل الوظيفة الشاغرة تقوم الجامعة بتوظيف المرشح المناسب من المصادر الخارجية.
3. الاختيار للوظيفة يتم من خلال مطابقة المتقدم لمتطلبات الوصف الوظيفي  بما في ذلك المؤهلات العلمية والخبرة والمهارات الشخصية والاستقامة ومراجع التوظيف.
4. يعمل قسم الموارد البشرية مع الجهة والإدارة المختصة لتوظيف القوى العاملة.

الإجراءات

1. الحصول على موافقة مدير الجامعة في جميع الوظائف الجديدة أو الإحلال.
2. للحصول على الموافقة على الجهة والإدارة المعنية بتعبئة “استمارة طلب موظفين” (HR002).
3. يجب أن يتضمن الطلب الآتي:

• مسؤليات الموظف.
• المؤهلات المطلوبة.
• الخبرات المطلوبة.
• العمر والجنس المطلوب.
• أي متطلبات أخرى.

1. يقوم رئيس قسم الموارد البشرية بدراسة المقترح وتتم مناقشته بين الأطراف المعنية وعلى ضوء ذلك سيتم إعداد توصيف الوظيفة.
2. يجب الحصول على موافقة مدير الجامعة في جميع الوظائف الجديدة.
3. يتعين الحصول على موافقة مدير الجامعة أيضا في الوظائف الحالية.
4. في حال موافقة الشخص المسؤول فإن عليه التصديق على استمارة طلب الموظفين.
5. يمكن للجامعة استخدام الطرق الآتية للوصول إلى المتقدمين المناسبين:

• عروض الوظائف داخلياً (الترقيات , التحويل أو التبديل).
• الإعلانات في الصحف.
• وكالات التوظيف.
• الإنترنت.

1. عند نشر الإعلان أو إرسال الطلب إلى وكالة التوظيف يعطي المتقدمون مدة 14 يوماً للتقديم ويشترط في تقديمهم إرفاق السيرة الذاتية. و في المقابل تعطى الوكالة مثل هذه المدة للرد على الجامعة بقائمة مرشحيها.
2. عند انتهاء فترة ال 14 يوما يتم جمع جميع الطلبات وفرزها وسيقوم رئيس القسم المعني بإعداد قائمة المرشحين الملائمين.
3. يتم التواصل مع المرشحين الملائمين بغرض إجراء المقابلات وسيجري المقابلات كل من:

1. يجب أن ينهي المتقدمون تعبئة استمارة التوظيف(HR 003)  بصورة كاملة.
2. يتم عقد مقابلة ثانية إذا تطلب الأمر مع المتقدمين الذين أكملوا المقابلة الأولى.
3. عند اختيار المرشح يتم عرضه على فريق طبي للتأكد من لياقته صحياً للوظيفة.
4. عند تأكيد الفريق الطبي للياقة المرشح في التقرير الطبي يتم إعطاؤه خطاب عرض الوظيفة موقعاً من:

• مدير الجامعة – لكل الوظائف

1. على المرشح للمنصب التوقيع على الآتي:

• خطاب عرض الوظيفة.
• اتفاقية السرية وقانون الملكية الفكرية لجامعة المدينة العالمية.

1. يحدد خطاب التعيين كلاً من الوظيفة والدرجة والراتب الشهري وغيرها من شروط الخدمة بصورة دقيقة.
2. على المرشح في حال قبوله للتعيين التوقيع على نسختين من خطاب التعيين واتفاقية السرية وقانون الملكية الفكرية وإعادتها إلى قسم الموارد البشرية.
3. عند إكمال التوقيع على الوثائق المذكورة بالصورة المطلوبة يتم مباشرته أداء العمل ابتداء من تاريخ التوظيف المتفق عليه.
4.  يجب على قسم الموارد البشرية وبصورة دقيقة ضمان إدراج الوثائق والمعلومات المتعلقة بالموظفين في بيانات الموظفين المحدثة(HR 004)  مع المواد التعريفية المناسبة والصادرة للموظفين المستجدين.
5. على الموظفين المستجدين إحضار الوثائق الآتية:

• سيرة ذاتية حديثة.
• نسخ مصدقة للشهادات والوثائق (إذا دعت الحاجة إلى ذلك).
• نسخة من جواز السفر(إن وجد).
• صورة من بطاقة هوية التسجل الوطنية.
• أحدث رصيد للراتب الذي دفع له في عمله السابق للتحقق والتسجيل المسبق.
• نسخة من خطاب التعيين للوظائف السابقة للتحقق من حالة التوظيف (إذا دعت الحاجة إلى ذلك).
• الفحص الطبي السابق للتوظيف (قبل تقديم خطاب التعيين للمرشح يجب ان يكون لائقا صحيا بحسب الاستشاريين الطبيبن للجامعة أو المستشفى الحكومي في البلد المعني).

2.3 الفترة التجريبية

الأهداف

لتقييم تناسب وأداء الموظفين المستجدين في الوظائف المعروضة عليهم.

السياسة

1. يتعين على الموظفين المستجدين الخدمة لفترة تجريبية وعلى عمداء الكليات ورؤساء الأقسام مسؤلية مراقبة أدائهم خلال هذه الفترة.
2. مدة الفترة التجريبية كالتالي:

1. في حال أن لايصل الإنجاز إلى الحد المرضي أو أقل من المتوقع فإنه بالإمكان تمديد الفترة التجريبية إلى ثلاثة (3) أو ستة (6) أشهر إضافية.
2.  يتم إبلاغ الموظف كتابياً باجتيازه الفترة التجريبية حال إكماله مدتها.
3. لا يتمتع الموظف خلال الفترة التجريبية بأي من الامتيازات الخاصة بالموظفين الثابتين بالجامعة باستثناء المستحقات الإلزامية المنصوص عليها في قانون التوظيف في البلد ذي الصلة.
4.  يمكن للموظف خلال الفترة التجريبية الحصول على إجازات سنوية وطبية . وتعتبر أي إجازة يتم أخذها خلال هذه الفترة إجازة متقدمة أو إجازة غير مدفوعة.
5. يمكن للموظف خلال الفترة التجريبية التمتع بأي إجازات تعلنها الدولة.

الإجراءات

1. يقوم قسم الموارد البشرية بتقديم برنامج تعريفي أو دورات أولية للموظف المستجد الخاضع للفترة التجريبية لتعريفه بأنظمة ولوئح وسياسات الجامعة.
2. يتم إصدار استمارة تقييم الموظفين الخاضعين للفترة التجريبية(HR 005)  للمسؤل المباشر لتقييم أداء الموظف خلال الفترة التجريبية.
3. تسند إلى الموظف الخاضع للفترة التجريبية مهام وظيفية يتعين إكمالها خلال تلك الفترة ويتم تقييم ذلك عن طريق المسؤل المباشر. ويتم كذلك تقييم كفاءة الموظف بالصورة ذاتها.
4. في نهاية الفترة التجريبية يقوم المسؤول المباشر بإعداد توصية إلى قسم الموارد البشرية باجتيازه  الفترة التجريبية. وفي حال التوصية بتثبيت الخدمة يتم إصدار خطاب تثبيت الخدمة.
5. حين يكون أداء الموظف أدنى من المستوى المطلوب خلال الفترة التجريبية فيمكن للجامعة اتخاذ واحد مما يأتي:

• إنهاء الخدمة.
• تمديد الفترة التجريبية. وفي حال اجتيازه فيمكن بعد انتهاء فترة التمديد التوصية بتثبيت الخدمة وفقاً للخطوة الواردة في الفقرة الرابعة، أو إنهاء الخدمة في حال فشله في الفترة التجريبية الثانية.

2.4   التثبيت بعد إكمال فترة التجربة

السياسة

1. الموظفون الدائمون:

يجب أن يمر الموظفون الدائمون بفترة تجريبية على نحو ما ذكر في أعلاه ويحق للجامعة تمديد الفترة التجريبية للموظف في حال عدم الإنجاز في الفترة المعطاه سابقاً أو توقيف الخدمة في حال ضعف الأداء (الرجاء الرجوع إلى سياسة الفترة التجريبية)

1. الموظفون بنظام العقود:

يجب أن يمر الموظفون بنظام العقود بفترة تجريبية على نحو ما ذكر في أعلاه ويحق للجامعة تمديد الفترة التجريبية للموظف في حال عدم الإنجاز في الفترة المعطاه سابقاً أو توقيف الخدمة في حال ضعف الأداء (الرجاء الرجوع إلى سياسة الفترة التجريبية)

1. لا يمكن اعتبار الموظف ثابتاً في الجامعة إلا حينما يتسلم تأكيدا مكتوبا بذلك.
2. في حال استلام خطاب التثبيت فإنه يصبح من حق الموظف الحصول على جميع مستحقات الموظفين الثابتين في الجامعة.

الإجراءات

الموظفون الدائمون وبنظام العقود

الرجاء الرجوع إلى سياسات الفترة التجريبية

2.5  إنهاء التوظيف

الأهداف

1. لضمان الالتزام بالمتطلبات القانونية في التعامل مع انهاء الخدمة.
2. للتقليل من أي تعطيل للعمل من خلال توفير وقت كاف لإحلال البدائل وتدريب الموظفين المستجدين.

السياسة

1. يمكن للطرفين الإبلاغ كتابياً بالرغبة في إنهاء الخدمة بما يطابق عقد التعيين للموظف.
2. في حال إنهاء الخدمة بالإشعار قبل انقضاء المهلة المحددة في عقد التعيين يجب على أي طرف تعويض الأخر بمبلغ مقداره الراتب الأساسي خلال فترة الإشعار، أو منح الموظف إجازة مدفوعة مقررة كتابياً من الجامعة.
3. يجب على الموظف تسليم ما بحوزته من وثائق وملفات ومفاتيح وغيرها مما هو ملك للجامعة حال توقف خدمته بالجامعة.
4. يجب إرجاع جميع ممتلكات الجامعة في موعد أقصاه آخر يوم من الخدمة.
5. على الموظف تعويض الجامعة بقيمة ما يمكن استبداله لأي من ممتلكات الجامعة التي فقدها حينما كانت بحوزته.
6. على الموظف تصفية ما عليه من عهد والتزامات تجاه الجامعة قبل صرف أي مستحقات مالية له.
7. فترة الإبلاغ عن الرغبة في إنهاء الخدمة يجب أن تكون كالآتي:

1. على المسؤل التأكد من  أن الموظف قد أعد تقرير التسليم لما تبقي من أعمال و أعاد ما تحت تصرفه من ملفات ووثائق وأرصدة قبل اليوم الأخير للخدمة.
2. في حال الاستقالة فإنه يجب على الموظف تصفية ما عليه من ديون للجامعة قبل آخر يوم في الخدمة.
3. يحق للجامعة توقيف دفع أي مستحقات مالية للموظف إلى أن يقوم بتصفية ما عليه من ديون للجامعة.

الإجراءات

1. فور استلام خطاب الاستقالة يحق للمسؤل المباشر قبولها مباشرة أو الرد على الموظف خلال ثلاثة (3) أيام.
2. يمكن إجراء مقابلة خروج من قبل رئيس القسم أو عميد الكلية أو قسم الموارد البشرية خلال فترة أسبوع (1) للأسباب الآتية:

• للإبقاء على الموظف.
• لبحث سبب أو أسباب الاستقالة.
• لترتيب تسليم المهام.

1. في حال الوصول إلى قرار نهائي يقوم قسم الموارد البشرية بإصدار خطاب قبول الاستقالة إلى الموظف المعني.
2. يقوم قسم الموارد البشرية بالترتيب مع الموظف في الأمور الاتية:

• جميع استمارات التسليم (إن وجدت).
• إرجاع أصول وممتلكات الجامعة.
• آخر يوم عمل للموظف ودفع الراتب الأخير (عادة ما يكون في نهاية الشهر)

2.6 إنهاء الخدمة نتيجة إخلال بالعقد أو سوء في السلوك

السياسة

1. تقوم الجامعة باتخاذ إجراءات تأديبية وفقا للقوانين المعمول بها في البلد التي تعمل فيه.
2. يحق للجامعة توقيف الموظف عن العمل ومن دون إشعار مسبق في حال غيابه عن عمله أكثر من يومين متتاليين (48 ساعة) دون إبلاغ أو محاولة إبلاغ مسؤله المباشر أو قسم الموارد البشرية وبدون مبررات مقبولة. ويشمل ذلك أيضا كل موظف أدين بأي سلوك لا يتوافق مع شروط الخدمة الصريحة أو الضمنية.
3. وفي حال حدوث خرق متعمد للعقد من جهة الموظف فإنه يمكن إلغاء العقد دون سابق إشعار ودون أي استحقاق مالي ويبقى الاستحقاق الوحيد هو المبلغ من الراتب الشهري والعلاوات (إن وجدت) والمستحق خلال فترة ما قبل الفصل.
4. يمكن للجامعة فصل أي من الموظفين بناء على خطورة سوء سلوكه وفقاً لعدد من القواعد منها:

• عدم الكفاءة.
• الفشل في تعلم وكسب المهارات.
• عدم النزاهة.
• الإهمال.
• العصيان.
• سوء إستخدام الموقع أو السلطة.
• الإدانة بعمل إجرامي.
• مخالفة لوائح وقوانين الجامعة السارية.
• عدم الانضباط.
• وغيرها من التصرفات غير السوية (انظر : القواعد والأنظمة التأديبية)

الإجراءات

1. في حال غياب الموظف أكثر من 48 ساعة أو يومي عمل متتاليين يتم إرسال رسالة إلى آخر عنوان معروف له.
2. إذا بقي الموظف غائباً أو لم يسمع من طرفه شيء، أو لم يقدم التبريرات المقبوله لغيابه أو إذا لم يستلم الخطاب المسجل بالبريد وأرجع خلال سبعة (7) أيام من إرساله فإن الموظف يعد ناقضا لعقد العمل من جهته.
3. يتم إرسال خطاب إنهاء الخدمة للموظف تأكيداً لفصله.

لمعرفة إجراءات إنهاء الخدمة نتيجة مخالفة العقد يمكن الرجوع إلى الجزء الرابع من هذا الدليل ” القواعد والأنظمة التأديبية”.

2.7  التقاعد

الأهداف

1. لتحديد العمر المطلوب لانقطاع الموظفين الثابتين عن العمل في الظروف الاعتيادية
2. للتقليل من أي تعطيل للعمل من خلال توفير وقت كاف لإحلال البدائل وتدريب الموظفين المستجدين.

السياسة

1. عند وصول الموظفين إلى السن القانوني يتعين عليهم التقاعد من العمل في الجامعة.
2. سن التقاعد لجميع موظفي الجامعة هو ثمان وخمسون (58) عاماً.
3. سن التقاعد الاختياري للذكور هو 50 عاماً والإناث 45 عاماً.
4. في حال غياب شهادة الميلاد يعتمد تاريخ الميلاد الموجود في بطاقة الهوية في تحديد سن التقاعد.

الإجراءات

1. يتم إعداد قائمة المتقاعدين من قبل قسم الموارد البشرية خلال فترة ستة أشهر من موعد التقاعد.
2. يتم إرسال القائمة إلى رؤساء الأقسام أو الفروع ذات الصلة لتذكيرهم بتقاعد موظفيهم لترتيب التسليم المناسب للوظيفة.
3. تصدر الجامعة تنبيه التقاعد قبل شهر واحد (1) للموظفين الذين لا تنوي إعادة توظيفهم.

2.8  التوظيف ما بعد التقاعد

الأهداف

لضمان استمرار الموظفين ذوي المعارف والمهارات العالية  في الخدمة بصورة مؤقتة لتجنب فقد الخبرات والمهارات.

السياسة

1. نتيجة للأسباب الاستثنائية للعمل فإن إعادة ارتباط المتقاعدين أو من هم في طريقهم للتقاعد يمكن أن يكون ضرورياً ولذلك يتم تطبيق القواعد الآتية:

• التوقف عن الخدمة لفترة أدناها شهر واحد.
• يسلم الموظف المعني خطاب الارتباط الجديد.
• يحصل الموظفون توظيفاً مؤقتاً على مستحقات نسبية وفقا للفترة الإضافية التي يقضونها في الخدمة.

1. يجب أن يحصل المتقاعد على شهادة صحية من طبيب الجامعة تؤكد صلاحيته للعمل قبل النظر إلى أي توصية بإعادة التوظيف.
2. يمنح الموظفون بالعقود أو إعادة الارتباط حزم مكافآت مختلفة مقارنة بالموظفين الثابتين.

الإجراءات

1. يقوم قسم الموارد البشرية بإعداد خطاب الموافقة لمدير الجامعة للتمديد أو إعادة الارتباط للموظف المتقاعد.
2. حال حصول الموافقة يتم فحص الموظف صحياً من قبل هيئة أطباء الجامعة.
3. حالما يحصل الموظف على تأكيد اللياقة الصحية للعمل يتم منحه عرض الوظيفة.

2.9  التسريح

الأهداف

1. تخفيض تكاليف القوى العاملة خلال فترات التدهور الاقتصادي وخصوصا حينما ينخفض النشاط التجاري بصورة كبيرة.
2. تخفيض القوى الوظيفية بناء على زيادة الموظفين نتيجة لإعادة الهيكلة.

السياسة

1. تحتفظ الجامعة بحق القيام بأي خطوة تسريح للعاملين.
2. ينطبق التسريح على الموظفين المعلن عن كونهم زائدين للأسباب الآتية:

• إعادة تنظيم الهيكل التشغيلي للجامعة وما ينتج عنه من حاجة عملية لأن تصبح وظيفة معينة زائدة.
• من أوقف عن التوظيف بالجامعة نتيجة للإغلاق الجزئي أو الكلي لها.

1. تسريح العاملين هو الخيار الأخير بعد ان تستنفذ الجامعة كل السبل لتقليص التكاليف.
2. في حال تسريحها للعاملين تلتزم الجامعة بكل القوانين الموجودة ذات الصلة.
3. يتسلم الموظف الذي يتم توقيف خدمته بناء على الزيادة:

• تعويض بمبلغ مالي بمقدار الراتب الأساسي حسب فترة الإشعار.

2.10 برنامج التعريف

الأهداف

لتعريف الموظفين المستجدين بطبيعة العمل وسلسلة القيم والسياسات في الجامعة.

السياسة

1. يتولى قسم الموارد البشرية بالتنسيق مع رئيس القسم أو عميد الكلية ترتيب برنامج لتعريف الموظفيين المستجدين لضمان تكيفهم مع طبيعة البيئة العملية في الجامعة.
2. يشتمل برنامج التنصيب مبدئياً على:

• معرفة العمل التشغيلي للجامعة.
• الهيكل التنظيمي للجامعة وتركيبته.
• سياسات الموارد البشرية واللوائح والمستحقات.
• ملخص بمسؤليات الوظيفة والتوقعات من العمل فيها.

الإجراءات

1. سيقوم كل من رئيس قسم الموارد البشرية ومدير القسم أو عميد الكلية المعني بالترحيب بالموظفين المستجدين.
2. ثم يقوم رئيس قسم الموارد البشرية بإعطائهم صورة عن:

• الهيكل التنظيمي.
• الوظائف العامة للأقسام بالجامعة.
• الإجراءات والسياسات.

1. يقوم رئيس القسم أو المسؤل المباشر بعد ذلك بإعطائهم صورة عن مسؤليات عملهم وما يمكن أن يتوقع منهم.
2. على رئيس القسم القيام بشرح تفاصيل الوظيفة للموظفيين المستجدين.
3. على رئيس القسم أو المندوب عنه أن يشرح لهم الهيكل التنظيمي للقسم والسياسات والعمليات المتصلة به.
4. يجب تعريف الموظف المستجد على بقية الموظفين في القسم.
5. على رئيس القسم أخذ الموظف المستجد في جولة حول مكان العمل.

2.11   البيانات الخاصة

الأهداف

1. لبناء وتحديث بنك المعلومات الخاص بالموظفين.
2. لضمان توفر بيانات الموظفين كمرجعية ولاتخاذ القرارات كلما لزم الأمر.
3. لإنشاء قائمة نقاط التواصل مع عائلات الموظفين في حالات الطوارئ.

السياسة

1. يتولى قسم الموارد البشرية أمر كل البيانات الخاصة بجميع الموظفين وعليه مسؤلية صيانتها والعمل على تحديثها باستمرار.
2. سيتم الحفاظ على البيانات الشخصية ولن تعطى إلا بحذر وعلى قاعدة “الحاجة للمعرفة”.
3. لا يتم الوصول إلى البيانات الشخصية إلا بصورة مقننة وعلى قاعدة “الحاجة للمعرفة”.
4. تعترف الجامعة بحق موظفيها في الحفاظ على الخصوصية الشخصية وعليه فإنه يلزم الحذر عند جمع تلك البيانات أو استخدامها وحمايتها. ولهذا فإن سياسة الجامعة هي جمع تلك البيانات والمحافظة عليها وحصر استخدامها في الآتي:

• القرارات المتعلقة بالعمل.
• نظام الرواتب والامتيازات المالية.
• التعامل مع الإجراءات والأنظمة الحكومية.

1. تقوم الجامعة بإعطاء المعلومات إلى أطراف خارجية إذا طلب ذلك قانونياً.
2. حينما يطلب قسم الموارد البشرية البيانات الشخصية للموظفين فإن عليهم تزويد الجامعة ببيانات دقيقة ومحدثة .

الإجراءات

1. على قسم الموارد البشرية توزيع “استمارة تحديث البيانات الشخصية” (HR004) سنوياً على جميع الموظفين.
2. يجب إكمال جميع استمارات تحديث البيانات الشخصية وإعادتها إلى قسم الموارد البشرية خلال شهر واحد من تاريخ إصدارها.

2.12  ساعات الدوام وأيام العمل

الأهداف

تعريف ساعات العمل بصورة واضحة لضمان التشغيل العملي للجامعة.

السياسة

1. يتم جدولة أيام وساعات الدوام لتتناسب مع العمل في الجامعة ويمكن تغييرها عند الضرورة.
2. فترة راحة الموظفين يمكن أن تنظم أو تغير لتلائم عمل الجامعة.
3. يتوقع من جميع الموظفين العمل فوق الساعات المعتادة إذا اقتضى العمل أو بيئة العمل الإنجاز في ساعات إضافية أخرى.

تكون ساعات الدوام الرسمي

من 8:30 صباحاً وحتى 5:30 مساءاً

مع استراحة غداء لمدة 45 دقيقة

ما عدا يوم الجمعة حيث تكون الاستراحة لمدة ساعتين (من 12:30 إلى 2:30)

الإجراءات

1. يتعين على جميع الموظفين تسجيل أسمائهم يومياً في “نظام حضور الموظفين” لغرض تسجيل الزمن كما أن عليهم الالتزام بأي استمارات لنظام إدارة الوقت تطبقه الجامعة.
2. أي مخالفة لهذا النظام ستعرض صاحبها لإجراءات تأديبية.
3. في حالة عدم توقيع الموظف عند الدخول أو الخروج دون أسباب مقنعة فإنه يعتبر غائباً دون عذر.

2.13   التحويل أو النقل

الأهداف

1. للحفاظ على الموظفين الأكفاء الذين تواجههم مشكلة عدم التوافق مع موقع العمل الحالي.
2. للاستفادة من خبرات ومهارات ومعارف الموظفين في الأقسام الأخرى.

السياسة

1. يمكن للجامعة دون شروط تحويل أو نقل الموظف إلى مكان أو موقع أو قسم أو كلية أو فرع أو مؤسسة تابعة لها في إطار المجموعة حيثما وجدت الحاجة إلى خدمات ذلك الموظف.
2. يمكن أن يشمل التحويل الانتقال إلى فروع آخرى أو تغيير الموقع  أو النقل إلى منطقة أخرى ويمكن أن يحدث النقل للأسباب الآتية:

• استحداث وظيفة أو ترك وظيفة شاغرة.
• إعادة تنظيم المواقع أو الموظفين من أجل فعالية أكبر أو لتغييرات تقنية ومن ذلك على سبيل المثال استخدام الحواسيب أو الأجهزة الإلكترونية.
• إذا برزت الحاجة إلى خبرة الموظف في شعبة أو قسم أو فرع أو شركة تابعة ضمن المجموعة.

1. يجب أن تصدر قرارات كتابية قبل القيام بأي تنقل.
2. لا يتضمن النقل في العادة أي مراجعة للرواتب إلا في حالات استثنائية، وفي حال تجاوز فترة النقل 12 شهرا يمنح الموظف علاوة النقل.
3. يقوم قسم الموارد البشرية بالمساعدة في التنسيق لكل عمليات انتقال الموظفين لضمان إدارتها بصورة سلسة ومناسبة.

الإجراءات

1. تقوم الإدارة بإبلاغ قسم الموارد البشرية بقرار النقل.
2. ينظر قسم الموارد البشرية إلى قانونية النقل ويقدم رأيه في ذلك.
3. حينما يتأكد قسم الموارد البشرية من تطابق القرار مع قوانين التوظيف وسياسات الموارد البشرية بالجامعة يتم إعداد خطاب النقل مرفقاً بشروطه ومستحقاته (إن وجدت).
4. يتم إرسال الخطاب إلى الموظف المعني.
5. حالما يستلم الموظف الخطاب فإن عليه الإعداد لتسليم مسؤلياته الحالية إلى مسؤوله المباشر.
6. يتم احتساب النقل حينما يبلغ الموقع أو القسم الجديد عن مباشرة الموظف لعمله.

2.14 تقديم طلب نقل

السياسة

1. يحق للموظفين تقديم طلب انتقال ويمكن الموافقة عليه اعتمادا على الآتي:

• لظروف إنسانية
• اكتساب خبرة أكبر

1. تتوقف الموافقة على الطلب اعتماداً على توفر الشاغر وموافقة رئيس القسم أو عميد الكلية المعني وتبقى الموافقة حق من حقوق إدارة الجامعة.

الإجراءات

1. يجب أن يقدم الموظف المعني طلب الانتقال خطياً إلى رئيس قسم الموارد البشرية وبرفقه توصية من رئيس القسم أو عميد الكلية المعني.
2. بمجرد أن يستلم قسم الموارد البشرية الطلب رسمياً، سيقوم بالتواصل مع رؤساء الأقسام المعنيين.
3. إذا تمت الموافقة على الانتقال، يقوم قسم الموارد البشرية بتحرير خطاب الانتقال مع أي وثائق ضرورية أخرى.
4. بغض النظر عن الانتقال إن كان الطلب من إدارة الجامعة أو الموظف، فإن مدة الخدمة تعتبر مستمرة.

2.15  الترفيع أوالترقية

الأهداف

1. توفير ترقية وظيفية للموظفين الراغبين في التميز والتطور مع الجامعة.
2. مكافأة وتقدير الموظفين لجهودهم المبذولة والتزامهم.
3. ترفيع الأكاديميين الذين اثبتوا جدارتهم عبر أدائهم في التدريس أو البحوث أو الواجبات الأخرى.
4. تطبيق وتنفيذ خطة توظيف فعالة.

السياسة

1. يتوجب على الجامعة الالتزام بسياسة ترفيع وترقية للموظفين من وظائفهم ودرجتهم الحالية إلى وظائف أو درجة أعلى والذين أثبتوا قدرتهم قبل الأخذ بنظر الاعتبار المتقدمين من خارج الجامعة.
2. تعرف الترقية والترفيع كالتالي:

• الترفيع – يمكن ترفيع موظف إلى موقع شاغر في صنف أعلى، والتي تعتبر وظيفة جديدة ذات صلاحيات ومسؤوليات أوسع.
• الترقية – يمكن ترقية موظف إلى درجة أعلى في الصنف ذاته مع مجال عمل أوسع.

1. جميع الترفيعات يجب أن ترفق بتزكية من رئيس القسم أو عميد الكلية مدعومة بالمراجعة الإدارية السنوية لأداء الموظف ومصدقة من الإدارة.
2. يجب إرفاق تزكية الترفيع مع المعلومات الآتية:

• سجل الأداء للسنة المنصرمة.
• تاريخ الموظف مع الجامعة.
• الشهادات.
• البحوث أو الأوراق المقدمة.
• البحوث العلمية المكتوبة.
• الكتب المنشورة.
• الجوائز أو الانجازات.

1. لبعض المناصب تقوم الجامعة بتعيين لجنة للترفيع تقوم بتقييم الاستحقاق في الترفيع.
2. يخضع الموظفون الذين حصلوا على الترفيع إلى فترة اختبار تمتد ما بين 3-6 أشهر في الوظيفة الجديدة بدءاً من تاريخ الترفيع (كما هو محدد أدناه):

1. تتوقف معايير الترفيع من درجة إلى أخرى على الآتي:

أ‌.         للأكاديميين

• مساهمتهم في تحقيق أهداف الجامعة.
• إظهارهم لأداء مميز في المجالات الأربعة الرئيسية التالية:

–     التدريس (والمهمات ذات العلاقة) بالإضافة إلى الإشراف.

–      البحوث والزمالات والنشاطات الإبداعية.

–      الإدارة والخدمة والقيادة في الجامعة.

–     النشاطات المهنية والتي يدخل في ضمنها خدمة المجتمع.

• مدة الخدمة.
• الحصول على شهادات إضافية.

ب‌.    لغير الأكاديميين

• مساهمتهم في تحقيق أهداف الجامعة.
• قدرة الأداء.
• مدة الخدمة.

الإجراءات

1. يجب أن يرسل رئيس القسم مقترح الترفيع إلى رئيس قسم الموارد البشرية مع موافقة عميد الكلية ومصادقة وكيل الجامعة.
2. يعد قسم الموارد البشرية ملف المرشح والذي يتضمن الملف التعريفي بالموظف وتاريخه الوظيفي مع سجل الأداء السابق.
3. يرسل رئيس قسم الموارد البشرية الملف إلى اللجنة المختصة من أجل الموافقة عليه.
4. يرسل المقترح بعد ذلك إلى مدير الجامعة للمصادقة عليه.
5. يتم إصدار خطاب تأكيد بالترفيع للموظف فور انتهاء فترة الاختبار.
6. يقوم قسم الموارد البشرية بإصدار الخطاب.

2.16 التدريب والتطوير

الأهداف

1. الوفاء بمتطلبات الجامعة والتشريعات ذات العلاقة بتطوير الموارد البشرية.
2. تحقيق الحد الأقصى من الإنتاجية أو تعزيز الأداء عن طريق توفير تدريب وتطوير كاف للموظفين.
3. الحصول على المعرفة والقدرة على تحمل مسؤولية أكبر ضمن حدود قدرات الموظف وتحقيق التقدم داخل الجامعة.
4. توفير برامج منظمة لتطوير الموظفين من أجل الوفاء بخطط التعاقب في الجامعة.
5. المحافظة على الموظفين عن طريق تحفيزهم من خلال التدريب والتطوير.

السياسة

1. تسعى الجامعة لتوفير الموظفين المثبتين ببرامج تدريبية وتطويرية مناسبة من أجل تحسين الأداء الوظيفي والانتاجية والترويج لكفاءة المؤسسة.
2. بالإضافة إلى أعلاه، يتوجب على جميع المشرفين من الموظفين توفير تدريب عملي لمرؤوسيهم كجزء من متطلبات التدريب.
3. يعتمد اختيار الموظفين لحضور الدورات التدريبية على توصية رئيس القسم أو عميد الكلية والتي يجب أن ترسل إلى قسم الموارد البشرية اعتمادا على تحليل الحاجة إلى التدريب، علماً بأن الموافقة النهائية تقع على عاتق الإدارة.
4. يطلب من المتدربين بنقل المعرفة أو المهارات التي اكتسبوها أثناء الدورات التدريبية عن طريق عقد عرض موجز أو إعداد ملخص النقاط المهمة للدورة التدريبية.
5. يجب إعطاء نسخة كاملة من المادة التدريسية للدورة التدريبية إلى قسم الموارد البشرية لغرض استخدامها في تدريب موظفين آخرين في المستقبل، ينطبق هذا على الدورات داخل وخارج الجامعة.

الإجراءات

1. يقوم قسم الموارد البشرية بتوزيع خطة التدريب مع بداية كل سنة مالية.
2. يقدم رؤساء الأقسام أو عمداء الكليات مقترحاتهم بشأن البرامج التدريبية للموظفين ويقوموا بإرسال استمارة ترشيح المتدرب (HR006) إلى قسم الموارد البشرية.
3. يقوم قسم الموارد البشرية بإعداد كشف بأسماء المشاركين ويرسل لهم دعوات مع معلومات مفصلة للبرنامج التدريبي.
4. يحضر الموظفون بعد ذلك التدريب.
5. يتوجب على الموظفين تعبئة استمارة تقييم التدريب (HR007) وإعادتها إلى قسم الموارد البشرية بمجرد انتهاء الدورة التدريبية.
6. بمجرد انتهاء الدورة التدريبية تحث الجامعة رؤساء الأقسام وعمداء الكليات على مناقشة والاطلاع على المجالات التي تعود بالمنفعة من تطبيق المعرفة/ المهارات التي اكتسبها الموظفون أثناء الدورة التدريبية.

2.17  إجراء الاستشارة (الدورات القصيرة والتدريب للمنظمات الخارجية)

الأهداف

1. تشجيع وتطوير الأنشطة البحثية والتعليمية للجامعة من خلال المشاركة الفاعلة في الأنشطة الصناعية.
2. تقديم الحوافز المالية لتشجيع موظفي الجامعة على القيام بالأنشطة الاستشارية.
3. ضمان العائد المناسب للجامعة من توظيف مواردها الخاصة.
4. تشجيع الروابط بين الجامعة والمجموعات الصناعية والتجارية.
5. العمل كتوجيهات وتعليمات عامة من شأنها حماية الجامعة من المساءلة القانونية، والمشكلات الضريبية، وتضارب المصالح الذي قد ينتج عن الأنشطة الاستشارية.

التعريفات

• الاستشارة هي عمل ذو طبيعة احترافية فنية، يتولى القيام بها أفراد الكوادر العاملة في الجامعة من المختصين في مجال عملهم لمصلحة طرف خارجي يقوم بدوره بالدفع للموظف من خلال الجامعة.

أصناف الاستشارة

• الاستشارة الخاصة: وهي عمل استشاري يقوم به أحد كوادر الجامعة في مجال اختصاصه كفرد أو من خلال المشاركة، لشركة خاصة، أو أي كيان آخر مقابل أجر معين أو لاعتبار آخر. ويتم مثل هذا النوع من الاستشارة بدون استخدام موارد الجامعة وتسهيلاتها.
• العمل الاستشاري الذي يقوم به عضو من كوادر الجامعة العاملة بحيث يتطلب العمل استخدام اسم الجامعة، وخدماتها، ومكان العمل فيها، وتسهيلاتها ومعداتها المختلفة.

المبادىء

أ‌.         الاستشارة المقدمة عن طريق الجامعة

• يجب ضمان تغطية الأجر المستوفى للاستشارة لكافة الخدمات المقدمة.
• يجب على الموظف الذي يقدم الاستشارة عدم استحصال أي عائد أو منفعة عدا تلك التي تمنحها الجامعة له، إلا في حالة موافقة الجامعة على ذلك.
• يجب أن يكون الموظف مؤهلاً للقيام بالعمل الاستشاري المنوط به.
• يجب أن يكون العمل الاستشاري معتمداً من مدير الجامعة.

ب‌.     الاستشارة الخاصة

• على الموظف الذي يقوم بالعمل الاستشاري الخاص ضمان عدم التأثير السلبي على قدرته في الأداء المرضي لواجباته المعتادة في الجامعة وفقاً لعقد العمل.
• تخضع الفترة الزمنية للخدمة الاستشارية التي يقوم بها الموظف إلى موافقة رئيس القسم المعني.
• ينصح الموظف الذي يقوم بالخدمة الاستشارية بالحصول على ضمان تعويض احترافي يغطي جميع المخاطر المحتملة أو الخسارة التي يتحملها نتيجة الإهمال في أثناء إجراء الخدمات بما يتعلق بالخدمة الاستشارية الخاصة. وتؤكد الجامعة على وجوب إتمام الإتفاق على الاستشارة الخاصة بعقد اتفاق مكتوب بين الموظف (الاستشاري) والطرف المتعاقد.
• أي مبالغ مالية متعلقة بالاستشارة الخاصة يتم دفعها للموظف من خلال الجامعة.
• يجب استحصال موافقة مدير الجامعة على الاستشارة من خلال التوصية عن طريق وكيل الجامعة.

السياسة

1. يجب أن لا تتجاوز الفترة الزمنية الكلية للخدمات الاستشارية التي يقوم بها موظفو الجامعة أكثر من 10 ساعات في الأسبوع، إلا في حالة استحصال موافقة الجامعة.
2. يجب أن لا تكون الخدمة الاستشارية المقدمة في حالة تنافس أو تعارض مع الخدمات التي تقدمها الجامعة أو في مجال عمل تقدمه الجامعة.
3. يجب أن لا يكون ضمن الخدمة الاستشارية المقدمة أي برنامج أو تطوير منهجي لبرامج الجامعة الحالية والمستقبلية.
4. تخصيص الموارد البشرية للمشاريع الداخلية والخارجية يجب القيام به من قبل المدير أو رئيس القسم لضمان عدم تأخر العمل في تلك المشاريع وضمان إكمالها في الوقت المحدد.
5. فيما يتعلق بإمكانية الدفع للموظف مقابل المشاريع الخارجية، يجب أن تتم مراجعة ذلك والتوصية به من قبل وكيل الجامعة إلى مدير الجامعة وحالة بحالة. وأي طلب بالدفع لمثل هذه الحالة يجب أن يتم من خلال إجراءات الاستشارة المعتمدة. ومن العوامل المهمة الواجب إقرارها بالنسبة للموظفين الذين يتضمن واجبهم الرئيس لأعمالهم الداخلية، هو ضرورة قضاء ما لايقل عن 40 ساعة أسبوعياً في المشروع الداخلي كجزء من الاستشارة. وفي حالة كون الواجب الرئيس للموظف هو المشاريع الخارجية، فلا يتم الدفع له في مقابل العمل على المشروع الخارجي في مثل هذه الحالة.
6. لا يتم الدفع للموظفين المشاركين في التدريب على استخدام الأنظمة التي يقومون بتطويرها كجزء من مشروع التطوير.
7. لا يسمح للموظفين التنفيذيين العاملين في الجامعة على المشاريع الداخلية والخارجية بالتقديم لتعويض الوقت الإضافي أو استبدال أيام الإجازة.
8. إذا تم الدفع للموظف غير التنفيذي وفقاً للخدمة الاستشارية الخارجية، فلا يحق له بالتقديم لطلب التعويض لنفس العمل الذي قام به (لا يسمح بتكرار التعويض لنفس الخدمة)

الإجراءات

1. يجب على الموظفين ملء الاستمارة الخاصة بالخدمة الاستشارية.
2. تقدم جميع الطلبات إلى وكيل الجامعة للبحوث والتطوير أو الشؤون الأكاديمية للنظر فيها والتوصية بشأنها، ويقوم مدير الجامعة باتخاذ القرار الأخير.
3. يجب تقديم جميع الطلبات إلى قسم الموارد البشرية ولفترة لا تقل عن 4 أسابيع قبل تأريخ بداية المشروع.
4. لا يسمح للموظفين ببدء العمل على الخدمة الاستشارية قبل استحصال موافقة مدير الجامعة.
5. تقدم طلبات التعويض المالي من خلال استمارة التعويض المعتمدة.
6. يقوم الموظفين بإبلاغ قسم الشؤون المالية (من خلال العميد، المدير، رئيس القسم) إذا كان العمل يتطلب استحصال الأجر من المنظمة الخارجية لصالح الجامعة للقيام بالدفع.

المحاضرين في الدورات القصيرة والتدريب

توزيع عائدات الاستشارة

2.18   إعادة التعيين

الأهداف

الأخذ بنظر الاعتبار مسألة إعادة تعيين الموظفين السابقين عن طريق تحليل أدائهم السابق، السلوك الوظيفي ومساهماتهم أثناء عملهم في الجامعة.

السياسة

1. قد يسمح في إعادة تعيين الموظفين السابقين والتي تتوقف على التعليمات الآتية:

• الموظفون الذين تركوا الجامعة بشكل طوعي لأسباب شخصية كمرض أحد أفراد العائلة أو لاستكمال دراستهم والذين يمتلكون تقيماً جيداً في سجلاتهم السابقة.
• خدمات هؤلاء الموظفين مهمة للجامعة.

1. الموظفون الذين تمت إقالتهم من الجامعة، بالإضافة إلى الموظفين الذين طلبت منهم الجامعة الاستقالة لتجنب الإقالة، لا يحق لهم العودة تحت بند إعادة التعيين.
2. الموظف الذي تتم إعادة تعيينه يعتبر موظفاً جديداً، ويجب أن يتنازل عن جميع الحقوق والامتيازات التي حصل عليها من خدمته السابقة في الجامعة.

الإجراءات

ينظر للإجراءات الواردة في توظيف الموظفين الجدد.

التعويض والفوائد

الأهداف

1. جمع الوظائف المتشابهة أو ذات القيمة المماثلة لأغراض التعويض.
2. التأكد من العدالة داخل الجامعة عن طريق التطابق في معدلات الدفع بين الموظفين.
3. الإدارة وبشكل منظم لزيادة الراتب اعتمادا على التوسع في الوظيفة بين جميع الموظفين.
4. وضع مسار وظيفي واضح لجميع الموظفين داخل الجامعة.
5. وضع تعليمات واضحة حول تطبيق اللوائح الملائمة من حيث الراتب والفوائد لجميع الموظفين.

السياسة

1. يتم منح جميع الموظفين درجة وظيفية اعتمادا على تقييم المسؤولية على عاتق الموظف وعلاقته بمعرفته ومسؤولياته وقدراته في حل المشاكل.
2. في حال عدم تأكد الموظف من درجته يجب العودة إلى قسم الموارد البشرية من أجل الحصول على توضيح أو تأكيد.

الإجراءات

1. يجب العودة إلى رئيس قسم الموارد البشرية لأي استفسار يتعلق بالدرجة الوظيفية للموظفين وأمور التوظيف والترفيع والنقل والراتب.
2. في حال عدم وجود تعليمات كافية فيما يخص الدرجة الوظيفية، يتوجب على رئيس قسم الموارد البشرية استشارة إدارة الجامعة للحصول على قرار في استحداث وظائف جديدة ومدى الراتب للمرشح المعني.

الأهداف

1. التأكد من أن الجامعة وجميع أنظمتها (الإجراءات، الأقسام، الوحدات والموظفين) يعملون سويا بالشكل الأمثل لتحقيق النتائج المرجوة من قبل الجامعة.
2. تحسين كفاءة الجامعة في تحقيق رسالتها وأهدافها.
3. تقدير الأداء الجيد وتوفير التدريب والاستشارات والتمرين أو التوجيه الضروري في حال انخفاض مستوى الأداء.

السياسة

1. يعتبر هذا عمل دوري يتخذ من أجل تقييم الموظفين اعتماد على المعايير الآتية:

• · الأداء الوظيفي.
• · المساهمة.
• · التنافسية.
• · الانتاجية.
• · الاحتياجات التدريبية.
• · التطور الوظيفي.

1. تعتبر عملية مراجعة أداء الموظفين كواحدة من المعايير التي يعتمد عليها في حال تزكية الموظف لزيادة الراتب، والمكافآت المالية، والترفيع أو النقل وكذلك التعرف على المتطلبات التدريبية الفردية.
2. أي زيادة في الراتب قد يحصل عليها الموظف ستعتمد على الاستحقاق بناء على تقييم الأداء من قبل رئيس القسم أو عميد الكلية وكذلك تعتمد على الأداء المالي للجامعة.
3. يتوجب على جميع رؤساء الأقسام إبلاغ الموظفين عن نتيجة التقييم وما هي الجوانب التي يمكن تحسينها لكي يتمكن الموظف من تحسين أدائه ليصبح ذو إنتاجية أكبر.
4. تقع مسؤولية التنسيق العام حول تقييم الموظفين على عاتق قسم الموارد البشرية، ويجب أن يتم تقييم الموظف من قبل رئيسه المباشر ويقوم رئيس القسم أو عميد الكلية بمراجعة التقييم في خلال شهر واحد قبل موعد التسليم.
5. يتوجب على الرئيس المباشر تعبئة استمارة الأداء (HR008) لكل موظف ويقوم بوضع رأيه النهائي بعد أن يناقش التقييم مع الموظف المعني.
6. يجب أن يقوم الرئيس المباشر في تحديد موعد للقاء كل مرؤوس من أجل مناقشة التقييم، ويجب أن يتم التقييم بكل أمانة، ويجب أن يكون النقاش موضوعياً ويركز على الوظيفة.

الإجراءات

1. يقوم قسم الموارد البشرية بتوزيع استمارة الأداء ومراجعة أداء الموظفين إلى رؤساء الأقسام أو عمداء الكليات المعنيين مع بداية كل سنة مالية.

2. هنالك مجموعتين من استمارات التقييم تعتمد على صنف الموظف وهي كالتالي:

– أكاديمي.

– غير أكاديمي.

3. يقوم الرئيس المباشر بمناقشة مرؤوسيه لتوضيح النتائج (تخطيط الأداء) والطموحات.

4. بمجرد الانتهاء من تخطيط الأداء، يجب أن يقوم رئيس كل قسم وعميد كل كلية بإرسال نسخة من أهداف الأداء التي تم التخطيط لها إلى قسم الموارد البشرية.

5. قبل انتهاء السنة المالية بشهر واحد، يطلب من جميع الرؤساء المباشرين مناقشة ومراجعة المرؤوسين حول أدائهم. يجب أن تركز النقاشات على الآتي:

• · نتائج الأهداف الموضوعة.
• · توفير رد متكامل حول الأداء العام للموظف المعني.
• · مراجعة البرامج التدريبية والتطويرية.
• · الاتجاه المستقبلي للقسم أو الكلية ودور الموظف في هذه الخطة.

6. بعد الانتهاء من اجتماع المراجعة، يقوم الموظف المعني بالتوقيع على استمارة الأداء وإعادتها إلى رئيسه المباشر.

7. يجب أن يتم إرجاع استمارة الأداء إلى قسم الموارد البشرية لأغراض الأرشفة والتجميع.

8. يقوم قسم الموارد البشرية بعد ذلك بتصنيف نتائج الأداء حسب القسم المعني.

9. يجب أن يتم عرض الملخص على الإدارة العليا للجامعة.

الأهداف

1. توحيد الإجازات السنوية للمحافظة على مستوى موحد ومستقر.
2. التأكد من عدم وجود أي قصور في العمل عند ذهاب الموظفين في أجازتهم السنوية.

السياسة

1. يحق لجميع الموظفين التمتع بإجازة سنوية مدفوعة الأجر وذلك على النجو الآتي:

1. الإجازة السنوية لا يدخل أيام العطلة الأسبوعية، والعطل الرسمية والإجازات المرضية والتي يحقق للموظفين التمتع بها.
2. يحق للموظفين الاستمتاع بالإجازات السنوية بعد أن يكونوا قد عملوا في الجامعة لمدة لا تقل عن 12 شهرا متواصلة.ويجوز في حالات الضرورة منح إجازة مقدمة على أن لا تتجاوز الإجازة الممنوحة مقدما عدد الأيام التي يحق للموظف أخذها، ويتم احتساب ذلك بأسلوب النسبة المئوية نسبة إلى عدد الأشهر التي أكملها في العمل في الجامعة.
3. عندما يكمل الموظف 12 شهرا من الخدمة المستمرة منذ مباشرته في العمل لأول مرة، يتوجب احتساب إجازته السنوية حتى نهاية السنة التي أنهى فيها فترة الـ 12 شهر وبذلك يتم تحويل الإجازة السنوية المسموحة تبعا للسنة. منذ ذلك الحين فصاعدا يتم احتساب الإجازة السنوية خلال السنة المعنية.
4. في حالة أن الموظف لم يكمل 12 شهرا من العمل المستمر في الجامعة خلال السنة وتم إنهاء خدماته فيتم احتساب الإجازة السنوية بأسلوب النسبة المئوية نسبة إلى عدد الأشهر التي أكملها في العمل في الجامعة.
5. لا يمكن استبدال أيام الإجازة السنوية بمبلغ نقدي. إلا في حالات محددة وهي الاستقالة، التقاعد أو تخفيض عدد الموظفين. في حال إقالة الموظف بسبب سوء السلوك فلا يحق له ما ورد في أعلاه.
6. في حال عدم استخدام أيام الإجازة السنوية المخصصة في السنة فيحق للموظف جمعها مع أيام السنة المقبلة بما لا يتجاوز نصف الأيام السنوية المخصصة له.
7. يتم مصادرة الإجازات السنوية الغير مستخدمة والتي يتجاوز عددها ما ورد في أعلاه.
8. يحق للموظفين الذين يصابون بمرض أثناء تمتعهم بالإجازة السنوية أن يتقدموا بطلب تمديد الإجازة السنوية بنفس عدد الأيام التي مرض فيها الموظف على شرط أن يصادق طبيب الجامعة أو أي طبيب مسجل آخر على إجازة الموظف المرضية ويتوجب على الموظف أو من يمثله أن يعلم الجامعة بعدد الأيام التي مرض فيها لكي يحصل على تمديد للإجازة السنوية.
9. تحتفظ الجامعة بحق استدعاء الموظف المجاز أو رفض طلب الإجازة المقدم من الموظف نظراً لضرورات العمل.

10.  يحق للموظف استخدام ما تبقى لديه من إجازات سنوية لتعويض جزء أو كل الفترة المطلوبة بعد تقدمه بإخطار الاستقالة.

الإجراءات

1. يتوجب على الموظف التقدم بطلب الإجازة بخمسة أيام قبل موعدها ولا يحق للموظف التغيب عن العمل بحجة الإجازة السنوية ما لم يحصل على موافقة الجامعة عليها.
2. يجب استخدام الاستمارة الخاصة بالإجازة السنوية للتقدم بالطلب والتي يجب أن يوافق عليها رئيس القسم أو عميد الكلية.
3. تعتبر الإجازة سارية المفعول بمجرد أن يوافق عليها رئيس القسم أو عميد الكلية بالمصادقة على استمارة التقدم بطلب إجازة (HR009) وليس قبل ذلك.
4. بعد الحصول على الموافقة، يتوجب على الموظف إعادة الاستمارة مباشرة إلى قسم الموارد البشرية.

الأهداف

1. تمنح للموظف الذي ثبت طبياً أنه غير قادر على مزاولة العمل، للراحة والشفاء.
2. للحد من سوء الاستغلال.

السياسة

1. بمنح الموظف إجازة مرضية مدفوعة الأجر في حال ثبت طبياً من خلال طبيب الجامعة أو أي طبيب مسجل آخر أن الموظف غير قادر على مزاولة عمله.
2. الطبيب المسجل هو الطبيب الذي يحق له مزاولة المهنة حسب قانون الصحة لعام 1971. وهذا لا يشمل الطب التقليدي، العلاج الطبيعي، الطب البديل وما شابهها.

أ‌. عند عدم الحاجة إلى دخول مستشفى

• · 14 يوما في السنة للموظف الذي عمل في الجامعة مدة لا تتجاوز 5 أعوام.
• · 20 يوما في السنة للموظف الذي عمل في الجامعة مدة تتجاوز 5 أعوام.

ب‌. عند الحاجة إلى دخول مستشفى

60 يوما في السنة، بالإضافة إلى أعلاه.

1. تتم معاملة الإجازات المرضية التي تتجاوز الحد المذكور أعلاه على إنها إجازات سنوية ويتم استقطاعها من مجموع الإجازات السنوية للموظف. في حال تم استخدام جميع الإجازات السنوية فيتم معاملة الإجازات المرضية التي تتجاوز الحد أعلاه على أنها إجازة بدون راتب.
2. في حال احتاج الموظف لمعالجة طبية من طبيب الجامعة أو أي طبيب آخر ولم يتم منحه إجازة مرضية فيتوجب عليه العودة إلى العمل بأسرع وقت ممكن بعد الانتهاء من المعالجة.
3. يتطلب من الموظف الذي يحصل على إجازة طبية إبلاغ رئيسه المباشر أو قسم الموارد البشرية خلال 48 ساعة.
4. أي موظف لم يبلغ الجامعة بالإجازة المرضية خلال 48 ساعة يعتبر قد اخل بعقد العمل وقد يتعرض لإنهاء خدماته.

الإجراءات

1. الموظف الذي يحصل على إجازة مرضية يجب أن يبلغ رئيسه في العمل بمجرد حصوله على الإجازة من طبيب الجامعة.
2. في حال عدم وجود رئيسه المباشر فيتوجب إبلاغ من يمثل رئيسه أو الرئيس الأعلى منه.
3. يجب تسليم الإجازة المرضية إلى رئيس القسم أو عميد الكلية بعد المباشرة في العمل.
4. يتم بعدها إرسال الإجازة المرضية إلى قسم الموارد البشرية.
5. في حال قيام طبيب الجامعة بالتوصية في إدخال الموظف إلى مستشفى فيتوجب على الموظف إبلاغ قسم الموارد البشرية لإعداد المستمسكات الضرورية.

الأهداف

1. تمديد فترة الإجازة المرضية مدفوعة الأجر للموظفين الذين يعانون من الأمراض طويلة الأمد كالسل الرئوي، لوكيميا، الأمراض السرطانية والشلل … الخ.
2. السماح للموظفين بأخذ فترة أطول للراحة والنقاهة.

السياسة

1. اعتمادا على توصية طبيب الجامعة أو الطبيب الأخصائي الذي ذهب له الموظف بناء على طلب طبيب الجامعة، يمكن منح الموظف الذي يعاني من أمراض طويلة الأمد كالسل الرئوي، الأمراض السرطانية، لوكيميا، نقص المناعة المكتسبة أو أمراض أخرى إجازة مرضية كالتالي:

• · أربعة أشهر مدفوعة الأجر.
• · أربعة أشهر إضافية مع نصف الأجر.
• · أربعة أشهر إضافية من دون راتب.

1. قد تنظر الجامعة في طلب الإجازة المرضية بعد انتهاء فترة الإجازة المرضية طويلة الأمد، من دون تعويض.

الإجراءات

1. يجب أن يقدم طلب الإجازة المرضية طويلة الأمد خطياً ومرفق معها الشهادات والتقارير الطبيبة الضرورية.
2. يجب أن ترسل التقارير الطبية إلى قسم الموارد البشرية من أجل التثبت من صحتها ولأغراض التسجيل.

الأهداف

1. السماح للموظفات في الحصول على إجازة قبل وبعد الولادة.

2. التخطيط وجدولة العمل لمنع أي عراقيل في عمل القسم المعني.

السياسة

1. تمنح إجازة الأمومة للموظفات المثبتات فقط واللائي عملن في الجامعة لمدة لا تقل عن 90 يوما مستمرة بحلول موعد تقديم الطلب.
2. تمنح جميع الموظفات إجازة أمومة مدفوعة الأجر أقصاها 60 يوماً مستمراً، تمنح إجازة الأمومة فقط بعد 28 أسبوعا من الحمل.
3. لا تعامل الإجازة بسبب الإسقاط والتي تسبق 28 أسبوعا من الحمل كإجازة أمومة وإنما ستعتبر إجازة مرضية. (الرجاء العودة إلى سياسة عمل الإجازة المرضية).
4. إجازة الأمومة والبالغ عددها 60 يوما تشمل أيضا أيام الراحة والعطل الرسمية.
5. بعد انتهاء مدة إجازة الأمومة والبالغة 60 يوماً، وفي حال ثبوت عدم قدرة الموظفة على مزاولة عملها بسبب عارض صحي جراء الولادة، تعامل هذه الإجازة على إنها إجازة مرضية عادية وفي حال أن الموظفة استخدمت جميع إجازاتها المرضية فستعامل الإجازة على إنها إجازة بدون راتب أو إجازة سنوية.
6. يحق للموظفة البدء في إجازة الأمومة في أي يوم يسبق موعد الولادة المتوقع بما لا يتجاوز 14 يوما أو من اليوم الأول بعد الولادة. في حال استدعاء الموظفة للعمل قبل انتهاء إجازة الأمومة، فسيتم تعويضها بملغ مالي للعناية بالطفل.

الإجراءات

1. يجب تقديم طلب إجازة الأمومة إلى قسم الموارد البشرية قبل 30 يوماً من موعد بدء الإجازة مرفقة برسالة من الطبيب يحدد فيها موعد الولادة المتوقع.
2. يتوجب على قسم الموارد البشرية الاتصال بالموظفة المعنية وإبلاغها بالآتي:

• · تاريخ مباشرتها العمل بعد إجازة الأمومة.
• · إذا كانت ترغب في المباشرة في العمل قبل الموعد المحدد.

1. يجب تسليم قسم الموارد البشرية الشهادات الطبية في اليوم الأول للمباشرة في العمل.

الأهداف

1. السماح للموظف في حال وضع زوجته لمولود في إعداد الأمور الضرورية المتعلقة بالمستشفى والمنزل.
2. السماح للموظف للاستعداد لحفل زواجه / زواجها على أن يكون هذا هو الزواج القانوني الأول.

السياسة

1. يحق للموظف الذي تضع زوجته مولودا الحصول على إجازة أبوة لمدة 3 أيام عمل.
2. يتوجب على الموظف التقدم بطلب مسبق للحصول على إجازة الأبوة ويتم ذلك عن طريق إبلاغ رئيس القسم أو عميد الكلية المعني.
3. يتم منح إجازة زواج للموظف تبلغ 3 أيام عمل مستمرة في حال كون هذا هو زواجه القانوني الأول.

الإجراءات

بتوجب على جميع الموظفين الحصول على موافقة مسبقة قبل التمتع بهذا النوع من الإجازة ويتم ذلك عبر تعبئة الاستمارة الخاصة بطلب الإجازة بمدة لا يقل عن أسبوع قبل مباشرة الإجازة.

الأهداف

1. السماح للموظف الاهتمام بأمور شخصية طارئة كتعرض أحد أفراد الأسرة لمرض مفاجئ.
2. السماح للموظفين لأخذ إجازة في حال وجود مناسبة خاصة، حدث غير متوقع، أو ظرف يتطلب الاهتمام على جناح السرعة.

السياسة

1. تمنح الجامعة للموظف إجازة إنسانية في حال وفاة والداه، زوجته، أخيه، أخته، ولده، جده والحمو وكما يلي:

– حدث داخلي: يومان

– حدث خارج المدينة: 3 أيام

1. في حال حدوث كارثة طبيعية أثرت على الموظف بشكل مباشر و/ أو أثرت على منزله وممتلكاته، تمنح الجامعة في هذه الحالة للموظف إجازة 3 أيام عمل لأسباب إنسانية.
2. تعرف الكوارث الطبيعية ككوارث الحريق، الفيضان، الهزات الأرضية، الأعاصير، الانهيارات الأرضية أو أي كارثة طبيعية أخرى.

الإجراءات

1. يجب الحصول على موافقة مسبقا قبل أخذ مثل هذا النوع من الإجازة. في حال تعذر ذلك، يتوجب على الموظف إبلاغ إدارة الجامعة بفترة غيابه عبر الهاتف.
2. قد يطلب من الموظف إظهار أوراق ثبوتية بعد مباشرته العمل.
3. يتوجب على الموظف التقدم بطلب إجازة في حال كون الإجازة المطلوبة تتجاوز عدد الأيام المحددة في هذا النوع من الإجازة وكذلك دعمها بالأوراق الثبوتية.

الأهداف

السماح للموظف الذي يمتلك سبباً منطقياً والذي لا يحق له أخذ إجازة براتب، في التمتع بهذا النوع من الإجازة.

السياسة

1. لا تشجع الجامعة الموظفين على أخذ مثل هذا النوع من الإجازة. تحتفظ الجامعة بحق الموافقة على مثل هذا النوع من الإجازة.
2. يتم منح الإجازة بشكل فردي ويجب أن يؤخذ بنظر الاعتبار حجم العمل في القسم ويجب أن لا تتجاوز الإجازة بدون راتب سبعة أيام في كل سنة.
3. لن يتم أخذ طلب الإجازة بدون راتب بنظر الاعتبار إذا كان الموظف يمتلك إجازة سنوية.
4. يتم تطبيق المعادلة التالية في احتساب راتب الموظف اليومي:

– الراتب الشهري مقسوم على 26 يوما = راتب الموظف اليومي

– راتب الموظف اليومي X عدد أيام الإجازة بدون راتب

الإجراءات

كما في طلب الإجازة السنوية.

الأهداف

1. تشجيع الموظفين على تطوير مستواهم الأكاديمي عن طريق استكمال دراستهم.
2. السماح للموظفين حضور الامتحانات عن طريق منحهم إجازة براتب.

السياسة

1. يتوجب على الجامعة منح إجازة خاصة مدفوعة الراتب للموظفين الذي يتقدمون بطلب إجازة لحضور امتحان.

2. تمنح إجازة الامتحان للموظفين المثبتين فقط (في حلول موعد التقديم على الإجازة) وتحتفظ الجامعة بحق الموافقة على مثل هذه الإجازة.

3. يتم منح إجازة الامتحان اعتمادا على عدد أيام الامتحانات الفعلية.

4. يجب أن يكون الامتحان بمادة ذات علاقة بعمل الموظف في الجامعة، ويجب أن تكون الشهادة مصادق عليها من قبل أي سلطة تعليمية كأن تكون هيئة الاعتماد الماليزية (MQA) / وزارة التربية الماليزية (MOE).

5. تنحصر الموافقة على منح إجازة الامتحان كون إنها المحاولة الأولى لاجتياز امتحان مادة معينة.

6. تمنح إجازة الامتحان لشهادة دراسية واحدة. في حال أن الموظف يدرس لشهادتين في الوقت ذاته فلا يحق له التقدم على إجازة امتحان للشهادتين الدراسيتين.

7. تحتفظ الجامعة بحق عدد أيام إجازة الامتحان الممنوحة والتي يجب أن لا تتجاوز أربعة أيام في السنة.

الإجراءات

1. يجب أن يتقدم الموظف بطلب إجازة حضور الامتحان بموعد لا يقل عن أسبوع قبل موعد الامتحان ويجب أن يتم استخدام استمارة التقدم بطلب إجازة لحضور امتحان (HR010).

2. يجب أن يوافق رئيس القسم أو عميد الكلية على الطلب.

3. يجب إرفاق الوثائق المدعمة لطلب إجازة حضور الامتحان.

4. يجب أن يرسل القسم استمارة طلب الإجازة الموافق عليها إلى قسم الموارد البشرية لأغراض التسجيل.

5. يتم إبلاغ الموظف بموافقة أو رفض الجامعة على هكذا نوع من الإجازة.

الأهداف

يمنح الموظف إجازة براتب لسبب خاص ذات علاقة بالجامعة

السياسة

يحق للموظف التقدم بطلب إجازة غير مسجلة للأسباب التالية:

• · حضور دورات خارج الجامعة بإذن من الجامعة.
• · حضور حلقات / مؤتمرات/ ورش عمل/ تدريب / زيارات تآلفية / تدريب من قبل أحد الموردين خلال يوم الراحة أو العطل الرسمية.
• · حضور دورات دينية توافق عليها الجامعة.

الإجراءات

1. يتوجب على جميع الموظفين الحصول على موافقة مسبقا قبيل أخذ هذا النوع من الإجازة ويتم ذلك عن طريق تعبئة استمارة طلب إجازة قبل أسبوع من موعدها.
2. الرجاء العودة إلى سياسة عمل الإجازة السنوية.

الأهداف

السماح للموظفين التقدم بطلب إجازة خلال 24 ساعة نظرا لظروف خارجة عن إرادتهم.

السياسة

1. يجب أن يوافق رئيس القسم أو عميد الكلية على طلب الإجازة الطارئة وتنحصر الموافقة بظروف استثنائية فقط. يجب أن يتم ذكر الأسباب وتدعيمها بوثائق ثبوتية (إن وجد) في استمارة طلب الإجازة للتأكد من إن طلب الإجازة صادق.
2. بمجرد حصول الموافقة على طلب الإجازة فسوف تعامل على إنها إجازة مقطوعة من الإجازة السنوية. في حال عدم قبول سبب طلب التقدم بالإجازة فسيتم معاملتها على إنها إجازة بدون راتب.
3. وكما يوضح عنوان هذه الإجازة فأنها متوفرة فقط للموظفين الذين يتعرضون لحالة طارئة.
4. يتوجب على الموظف إبلاغ رئيسه المباشر أو قسم الموارد البشرية في اليوم ذاته ذاكراً الأسباب التي دفعته لأخذ إجازة طارئة.

الإجراءات

الرجاء العودة إلى سياسة عمل الإجازة السنوية

الأهداف

1. توفير نظام تنافسي لجذب الموظفين، المحافظة عليهم وتحفيز الموظفين المؤهلين.
2. توفير طريقة تقييم عادلة ومنصفة والتي ستشجع جميع الموظفين على تطوير إمكاناتهم.
3. السماح بنوع من المرونة في التقييم من أجل مكافأة الموظفين الذين ساهموا في إنجازات الجامعة ويجب أن تكون على أساس قياسي يطبق دائماً.

السياسة

1. قد يتم منح الموظف المثبت زيادة سنوية اعتمادا على أدائه وكذلك على الأداء المالي لكل مركز من مراكز الجامعة.

2. لا تعتبر الزيادة السنوية إجبارية أو تلقائية. تحتفظ الجامعة بحق منحها من دونه. تبدأ الزيادة السنوية مفعولها في اليوم الأول لشهر يناير/ كانون ثاني من كل عام بغض النظر متى انضم الموظف للجامعة.

3. الموظف المثبت الذي لم ينهي خدمة سنة في الجامعة، يتم منحه زيادة سنوية متناسبة اعتمادا على عدد الأشهر التي عملها في الجامعة. أي شهر لم يتم إتمامه وعمل فيه الموظف 15 يوماً أو أكثر يحتسب وكأنه شهر خدمة كامل.

4. الموظفون الذين تقدموا باستقالتهم أو الذين يخدمون فترة الاستقالة لا يحق لهم الحصول على الزيادة السنوية.

5. يحق للجامعة باقتطاع الزيادة السنوية من راتب الموظفين الذين لم يقدموا أداء مقنعا أوسلكوا سلوكا غير مرض بنظر رئيس القسم أو عميد الكلية.

6. يجب تقديم تزكية زيادة الراتب سوياً مع استمارة الأداء والموقعة من الرئيس المباشر ومزكاة من قبل رئيس القسم.

7. يقوم قسم الموارد البشرية بوضع ملخص التزكيات وعرضها على وكيل الجامعة المعني قبل أخذ موافقة مدير الجامعة عليها.

8. بمجرد حصول الموافقة، يقوم قسم الموارد البشرية بإصدار خطاب زيادة الراتب إلى الموظف المعني.

الأهداف

مكافأة وتحفيز الموظفين من أجل زيادة مستوى إنتاجيتهم.

السياسة

1. يعتبر منح المكافآت اختياري.
2. تدفع المكافآت للموظفين المثبتين فقط. إذا كانت خدمة الموظف أقل من سنة فستحسب المكافأة نسبيا على عدد الأشهر التي عمل فيها الموظف في الجامعة.
3. تؤخذ العوامل أدناه بنظر الاعتبار عند احتساب كمية المكافأة:

• · الأداء المالي للجامعة.
• · أداء الوحدة المعنية ومساهمة موظفيها في تحقيق أرباح الجامعة؛ و
• · أداء الموظف المعني خلال الفترة المعنية بالمراجعة.

1. لا تمنح المكافآت إلى كل من:

• · موظف استقال من الجامعة؛
• · موظف قدم استقالته ومازال يخدم فترة الاستقالة؛ و/ أو
• · موظف ذو أداء غير مرضي.

1. الموظف الذي مازال تحت فترة الاختيار قد يتم منحه مبلغ مالي اعتمادا على حسن النية وجودة الأداء.

الإجراءات

1. يتوجب على إدارة الجامعة إرسال تعليمات إلى رؤساء الأقسام / عمداء الكليات حول أرسال تزكية بمنح مكافأة مالية.
2. يتم إرسال التزكيات إلى قسم الموارد البشرية.
3. يقوم قسم الموارد البشرية بتحليل النتائج النهائية.
4. يقدم رئيس قسم الموارد البشرية النتائج النهائية مع التزكيات إلى مدير الجامعة لدراستها واتخاذ قرار حيالها.

الأهداف

1. تعويض الموظف بشكل ملائم عند عمله ساعات إضافة.
2. الامتثال لتشريعات الولاية.

السياسة

1. قد تطلب الجامعة من الموظف العمل خارج ساعات العمل الرسمي. ينجز العمل خارج أوقات العمل الرسمي بطلب من إدارة الجامعة فقط ويتم دفع مبلغ الوقت الإضافي للموظفين الذي تقل رواتبهم عن 1500 رنغت ماليزي في الشهر.
2. لا يحق للموظفين الذي تزيد رواتبهم عن 1500 رنغت ماليزي بالمطالبة بملغ الوقت الإضافي عند العمل خارج أوقات العمل الرسمي. لكن يمكن تعويضهم من خلال نسبة ثابتة اعتمادا على تزكية رئيس القسم وموافقة مدير الجامعة.
3. احتساب مبلغ الوقت الإضافي للموظفين الذي لا تتجاوز رواتبهم 1500 رنغت ماليزي في الشهر يتطابق مع النسبة المذكورة في القوانين الحكومية للبلد.

الإجراءات

1. يجب ان يقوم الموظف بتعبئة استمارة طلب الوقت الإضافي (HR011) ويرسلها إلى رئيسه المباشر للتحقق من صحتها.
2. يجب أن يوافق رئيس القسم على جميع طلبات الوقت الإضافي قبل إرسالها إلى قسم الموارد البشرية.
3. يجب إرسال جميع طلبات الوقت الإضافي (سويا مع الاستمارة الموقعة) بموعد أقصاه 15 من الشهر الجاري. هذا سيساعد في إعداد المبلغ مع نهاية الشهر.
4. فترة الوقت الإضافي تكون بين 16 من الشهر المنصرم إلى 15 من الشهر الجاري.

الأهداف

تعويض الموظفون الذين لا يسمح لهم بطلب الساعات الإضافية خصوصا للموظفين الذين يتطلب منهم العمل لساعات إضافية أو يتطلب منهم الاستعداد للعمل.

السياسة

الراتب الشهري بين 1501-2500 رنغت ماليزي

الراتب الشهري يتجاوز 2501 رنغت ماليزي

الأنظمة:

أ‌) الحد الأقصى لبدل الوقت الإضافي يجب أن لا يزيد عن 728 رنغت ماليزي (عدد ساعات الوقت الإضافي في الشهر 104).

ب‌) يجب استخدام الإجازة البديلة والمضافة إلى الإجازة السنوية في نفس السنة ويجب أن لا تزيد عن 12 يوم في السنة. في ظروف خاصة فقط، يمكن ترحيل الإجازة البديلة إلى السنة المقبلة ويتوقف ذلك على موافقة رئيس القسم وقسم الموارد البشرية.

بدل الاستدعاء

1. يتوجب على الموظف تعبئة استمارة طلب بدل الوقت الإضافي (HR011) وإرسالها مباشرة إلى رئيسه المباشر للتأكد من صحتها.
2. يجب أن يوافق رئيس القسم على جميع طلبات بدل الوقت الإضافي قبل إرسالها إلى قسم الموارد البشرية لأجراء اللازم.
3. يجب إرسال جميع طلبات الوقت الإضافي (سويا مع الاستمارة الموقعة) بموعد أقصاه 15 من الشهر الجاري. هذا سيساعد في إعداد المبلغ مع نهاية الشهر.

فترة الوقت الإضافي تكون بين 16 من الشهر المنصرم إلى 15 من الشهر الجاري.

الأهداف

التأكد من تعويض الموظف الذي يستخدم سيارته أثناء الخروج في عمل رسمي.

السياسة

يحق للموظف الذي يتطلب منه السفر داخل ماليزيا ويستخدم سيارته الخاصة طلب بدل الوقود وكالتالي:

1. طلب بدل نقدي عن موقف السيارات وكلفة استخدام الخط السريع يجب أن تكون مرفقة بوصل رسمي.
2. الموظف الذي لا يمتلك سيارة أو واسطة نقل فيتم تعويضه كلفة النقل الفعلية كما في أجرة سيارة الأجرة أو أجرة تذكرة القطار … إلخ.
3. لا تتحمل الجامعة مسؤولية أي ضرر قد تتعرض له واسطة النقل الشخصية جراء حادث أثناء الخروج في عمل رسمي.
4. لا يحق للموظف الذي يحصل على بدل وقود شهري ثابت في طلب التعويض هذا لكن يحق له طلب بدل المصاريف العارضة. مثلا أجرة موقف السيارة، أجرة العبارة أو كلفة استخدام الخط السريع أثناء القيام بعمل رسمي.
5. لن تعوض الجامعة المصاريف الآتية:

• · بدل الوقود لتأدية أمور ليس لها علاقة بالجامعة (مثلا الدعوات الشخصية بين الموظفين)
• · بدل الوقود للرحلة بين منزل الموظف والجامعة
• · الغرامات المرورية التي تنتج عن المخالفات التي يقوم بها الموظف أثناء تأديته عمل رسمي.

1. يجب جمع طلب بدل الوقود والطلبات والأخرى وتسليمها مرة واحدة في الشهر. الموظف الذي يتطلب منه الخروج كثيراً قد يتم النظر في طلبه تقديم طلب التعويض مرتين في الشهر.

الإجراءات

1. يتوجب على الموظف تعبئة استمارة طلب مصاريف الخروج (HR 012)
2. يجب أن تتضمن جميع الطلبات الوصل الرسمي ويجب أن تحصل موافقة رئيس القسم أو عميد الكلية عليها.
3. الطلبات التي لا ترفق بوصل رسمي قد يتم رفض صرفها.
4. بعد حصول موافقة رئيس القسم أو عميد الكلية على الطلب. يقوم الموظف بإرسال الطلب إلى قسم الموارد البشرية للتحقق من صحته.
5. يقوم بعد ذلك قسم الموارد البشرية بإرساله إلى قسم المالية.

الأهداف

تعويض الموظف الذي صرف مبلغ مالي للتسلية أثناء تأدية عمل رسمي.

السياسة

1. تقوم الجامعة بتعويض المدراء والمسؤولين على المصاريف التي قاموا بها لأغراض التسلية. يجب أن تحصل موافقة مدير الجامعة على تعويض المصاريف بالإضافة إلى موافقة رئيس القسم / عميد الكلية.
2. جميع طلبات التعويض يجب أن ترفق مع اسم الشخص المدعو والمعلومات المهمة الأخرى.

الإجراءات

1. يجب تعبئة استمارة طلب تعويض مصاريف التسلية (HR013) من قبل الموظف ويرفق معها الوثائق المدعمة من أجل الحصول على الموافقة.
2. يسلم الطلب إلى رئيس القسم للتحقق من صحته قبل أن يرسل إلى قسم المالية لصرف المبلغ,
3. تقدم جميع الطلبات خلال 30 يوم من تاريخ حصولها.
4. يدفع التعويض إلى الموظف المعني خلال شهر.

الأهداف

1. التأكد من وجود ميزانية كافية لتغطية نفقات رحلات العمل الداخلية والدولية.

2. توفير الدعم الضروري للموظف الذي في رحلة عمل خصوصا فيما يتعلق بالسكن والوجبات والمصاريف الأخرى.

3. السماح للموظف في اكتشاف فرص عمل جديدة والاجتماع بالأشخاص المهمين خارج وادخل البلد.

الرحلات الداخلية

السياسة

1. تتطلب جميع الرحلات إن كانت بالطائرة أو بالسيارة موافقة رئيس القسم أو عميد الكلية عليها.
2. تعني الرحلات الخارجية السفر لمسافة أكثر من 90 كم من موقع المكتب الرئيسي.
3. تكون جميع الرحلات على الدرجة السياحية ماعدا الإدارة العليا تكون الرحلات على درجة رجال الأعمال.
4. يتوجب على الموظف استخدام أكثر الوسائط اقتصادية في السفر.
5. يحق للموظف عند الخروج في الرحلات الخارجية الحصول على بدل الإعاشة وبدل السكن.
6. يضم بدل الإعاشة التالي:

أ‌) يدفع بدل الإعاشة إلى الموظف الذي يخرج في رحلة خارجية تزيد عن 12 ساعة يوميا و/ أو فترة أقصاها 29 يوم متواصل.

ب‌) يحق للموظف الذي يخرج في رحلات خارجية لفترة 12 ساعة الحصول على البدل التالي:

ت‌) إذا كان سفر الموظف لم يصل إلى 12 ساعة فيحق له طلب بدل إعاشة نسبي اعتمادا على فترة السفر. يعتمد بدل الإعاشة في هذه الحالة على النسبة المئوية الموضحة أدناه:

ث‌) لا يمكن الحصول على بدل إعاشة في الحالات التالية:

– توفير الوجبات من قبل الجامعة أو شركائها؛ أو

– تمت دعوة الموظف لوجبة غذائية أو قام هو بدعوة زبون لوجبة غذائية؛ أو

– توفير الوجبة الغذائية على متن الطائرة.

ج‌) يتطلب من الموظف الذي يخرج في رحلة عمل خارجية لمدة 30 يوم متواصل الحصول على 75% من بدل الإعاشة اليومي السائد بضمنها يوم المغادرة ويوم الوصول على شرط أن تكون المغادرة قبل الساعة 12 ظهرا وتكون العودة بعد الساعة 5 عصرا.

1. بدل السكن / الإقامة

أ‌) يحق للموظف طلب بدل سكن إذا كانت هنالك حاجة لذلك وحسب التعليمات أدناه:

ب‌) تقوم الجامعة بالحجز ودفع مبلغ غرفة الفندق للموظف الذي بتطلب منه السفر الخارجي / الدولي لقضاء عمل رسمي.

ت‌) يجب أن تنجز جميع الحجوزات عبر الموظف المسؤول في الجامعة.

ث‌) في حال سفر أكثر من موظف إلى المكان نفسه، فتعتبر الإقامة بنظام الشراكة للموظفين من الجنس والصنف الواحد.

ج‌) في حال سفر أكثر من موظف من جنس واحد إلى المكان نفسه وفي حال وجود مدير عام فما أعلى معهم فيتم توفير غرف انفرادية.

ح‌) في حال سفر موظفين من درجتين مختلفتين، فيتم توفير السكن اعتمادا على الدرجة الأعلى.

الإجراءات

1. يتوجب على الموظف تعبئة إرسال استمارة طلب السفر (HR014) مرفقة مع برنامج الرحلة إلى رئيس القسم / عميد الكلية.
2. يقوم رئيس القسم / عميد الكلية بعد ذلك بالموافقة على الطلب.
3. للسفر جوا، يجب أن يتم الحجز عبر الموظف المسؤول في الجامعة.
4. يجب تقديم طلب بدل تكاليف السفر في مدة أقصاها سبعة أيام بعد العودة من الرحلة ويتم ذلك عن طريق تعبئة استمارة طلب تكاليف السفر ويتم إرسالها إلى رئيس القسم / عميد الكلية للحصول على الموافقة.
5. جميع الطلبات يجب أن ترفق بالوصولات الرسمية وترسل إلى قسم الموارد البشرية.
6. يقوم قسم الموارد البشرية، بعد التحقق من صحة الطلبات، إرسالها لقسم المالية لأجراء اللازم.

الرحلات الخارجية

السياسة

1. يجب أخذ موافقة مدير الجامعة قبل التخطيط لأي رحلة دولية. يجب أن تتضمن الموافقة الميزانية المرصودة للرحلة.
2. يسافر المدراء، المنفذون وغير المنفذين على الدرجة السياحية وإذا أمكن السفر على أرخص ثمن تذكرة.
3. يسمح بترقية التذكرة ويتوقف ذلك على ضرورة العمل أو ظروف خارجية ويتوقف ذلك على موافقة مدير الجامعة.
4. بدل الإعاشة

أ‌) يسمح للموظف في رحلة عمل دولية أن يحصل على بدل الإعاشة اليومي وكالتالي:

ب‌) في حال قيام الجامعة بتوفير وجبات غذائية للموظف فلا يحق له طلب بدل الإعاشة.

ت‌) يخضع بدل الإعاشة أيضا إلى الشروط الواردة أدناه في الجدول A.

جدول A

ث‌) في حال سفر الموظف إلى أكثر من دولة في يوم واحد فيعتمد مبلغ بدل الإعاشة على الدولة التي يقضي فيها الليلة.

1. بدل السكن / الإقامة

يكون السكن/ الإقامة حسب التالي:

1. السكن يعود للموظف (بدل إقامة من دون وصل)

يجب على الجامعة تعويض الموظف الذي يرغب في السكن في مسكن يعود له. يتوقف مبلغ التعويض على التالي:

بدل إصدار جواز السفر

الأهداف

أ‌) يحصل الموظف الذي يتطلب منه السفر لأداء عمل رسمي مبلغ معين لتغطية تكاليف إصدار جواز السفر / جواز جديد 200 رنغت ماليزي.

ب‌) يدفع البدل النقدي مرة واحدة كل خمسة أعوام.

1. يتوجب على الموظف تعبئة استمارة طلب السفر ويرفق معها مخطط الرحلة والوثائق الأخرى ثم يتم تسليمها لرئيس القسم أو عميد الكلية.
2. يقوم رئيس القسم أو عميد الكلية بالتحقق من صحة المعلومات قبل رفعها إلى مدير الجامعة للحصول على موافقته.
3. يجب أن يؤخذ بنظر الاعتبار أن طلبات السفر تستغرق أسبوعا من أجل إجراء اللازم. أي طلب يتم تقديمه في فترة أقصر سوف يتم دراسته بشكل منفصل.
4. جميع حجوزات تذاكر السفر يجب أن تنجز من قبل الموظف المسؤول في الجامعة.
5. يحتفظ قسم الموارد البشرية بالنسخة الأصلية من طلب السفر بينما يعطى الموظف نسخة مستنسخة منه.
6. يتوجب على الموظف تعبئة استمارة طلب تكاليف السفر خلال أسبوعين بعد العودة من السفر.
7. جميع الطلبات يجب أن تكون مرفقة بالوصولات الرسمية ويجب أن ترسل لقسم الموارد البشرية للتحقق من صحتها.
8. يقوم قسم الموارد البشرية، بعد الموافقة على الطلب، بإرساله إلى قسم المالية لأجراء اللازم.

الأهداف

1. مساعدة الموظف أثناء انتقاله مع عائلته عن طريق إيجاد مكان ملائم لسكنه.

2. التأكد من أن الموظف لا يواجه أي صعوبة أثناء انتقاله والتي قد تؤثر على أدائه في العمل.

السياسة

1. يحق لإدارة الجامعة نقل الموظف حسب رغبتها. قد يكون الانتقال بين قسمين أو داخل البلد الواحد لكن في مجمع مختلف وقد يكون الانتقال إلى بلد آخر تمتلك به الشركة المالكة للجامعة عمل خاص بها.
2. يتم صرف بدل الانتقال فقط إذا كانت فترة الانتقال من المكتب إلى مدينة / ولاية / بلد أخر تزيد عن سنة كاملة.
3. يتم تعويض الموظف عن تكاليف نقل أغراضه الخاصة ويجب أن تكون مرفقة بوصل ويجب أن لا تتجاوز 1000 رنغت ماليزي (داخل البلد الواحد) و 2000 رنغت (الانتقال لبلد آخر).
4. يجب أن يمنح الموظف إجازة انتقال تمتد لثلاثة أيام من أجل مساعدته على إتمام اللازم في مسكنه الجديد.
5. يمنح بدل الانتقال لمرة واحدة ويخضع للتالي:

• · الانتقال لا يقع ضمن نفس المدينة أو الولاية
• · يجب على الموظف أن ينقل عائلته إلى مكان جديد أو أن يأخذ محلا جديدا لإقامته منفصلا عن عائلته.

الإجراءات

1. يتوجب على الموظف تعبئة استمارة طلب التكاليف وإرسالها إلى قسم الموارد البشرية للتحقق من صحتها.
2. يجب أن ترفق جميع الوصولات الرسمية مع الاستمارة، ونسخة من خطاب الانتقال ويجب الحصول على موافقة مسبقة لأي تكاليف إضافية (إن وجد).

الأهداف

الامتثال لتشريعات البلد والولاية المعنية,

السياسة

1. تلتزم الجامعة بجميع العطل الرسمية المعلنة من قبل الحكومة.

2. في حال وقوع العطلة الرسمية في يوم راحة فيتم تعويضها باعتبار اليوم التالي عطلة رسمية.

3. في حال وقوع العطلة الرسمية أو اليوم البديل أثناء الإجازة السنوية للموظف فيتم تعويض الموظف بيوم إضافي.

4. في حال تغيب موظف بعذر غير مشروع وبدون حصوله على موافقة رئيس القسم في اليوم الذي يسبق أو يعقب العطلة الرسمية فلا يحق له الحصول على راتبه في يوم العطلة الرسمية المعنية.

الأهداف

1. وضع حدود الفوائد الطبية التي يحق للموظف وعائلته الحصول عليها.
2. كجزء من سياسة الجامعة في العناية بالموظفين وعوائلهم.
3. الامتثال لقوانين العمل في البلد.

السياسة

1. يحق للموظف الحصول على فحوصات طبية من قبل الجامعة من دون مقابل. يحق لهم إجراء الفحوصات الطبية لدى طبيب الجامعة أو أي طبب مجاز آخر أو عيادة أو طبيب حكومي.
2. معالجة العيادة الخارجية

أ‌) تدفع الجامعة تكاليف الفحوصات الطبية للموظف بمبلغ أقصاه كالتالي:

ب‌) تتحدد التكاليف الطبية للعائلة بالتالي:

يحق لأعضاء العائلة المقيمين في ماليزيا فقط الحصول على الفائدة الطبية، وتعرف العائلة هنا بالزوجة / الزوج والأطفال وبما لا يتجاوز أعمارهم 18 عاماً.

الأمراض المعتاد تغطيتها هي البرد، الحمى، الرشح، التهاب الحنجرة … الخ. لا تعترف الجامعة بجميع العلاجات التقليدية ولا يمكن تعويض الموظف على مثل هذه العلاجات.

1. لا تتحمل الجامعة مسؤولية تكاليف التالي:

• · العلاجات التجميلية، الاستشارية أو الأدوية؛
• · الفحص الطبي الذي يسبق ويعقب الولادة؛
• · أي حالة لها علاقة بالنسائية والتوليد؛
• · الفحوص الطبية الروتينية؛
• · أي تكاليف لها علاقة بالعين، مساعدات السمع أو العناية بالأسنان أو أي شيء آخر له علاقة بالسابق كأن يكون كلفة الدواء، العمليات الجراحية أو المعاينة؛
• · لا يغطي التأمين الصحي للمجموعة دخول الموظف للمستشفى وأجراء العمليات.
• · جميع الأدوية التي يتم شراؤها من الصيدلية من دون وصفة طبيب أو أدوية تعتبر غير مقبولة من قبل الجامعة؛
• · أي علاج له علاقة بالأمراض العصبية؛
• · جميع العلاجات التي لها علاقة بمحاولة الموظف الانتحار أو تسبب عمدا إيذاء نفسه أو إثار تهجم من طرف شخص آخر عليه، أو بسبب تصرف غير لائق.
• · أي علاج له علاقة بمرض أو حادث نتج جراء تأدية واجب الموظف في العمل والتي يحق للموظف المطالبة بها عبر التشريعات الحكومية كـ (SOCSO).

الإجراءات

• · يجب أن يبرز الموظف بطاقة الجامعة التعريفية الخاصة به لكي يحصل على العلاج عند زيارته لأطباء الجامعة.
• · إذا قام الموظف بزيارة طبيب خارجي، يتوجب عليه دفع التكاليف أولا ومن ثم تقديم طلب التعويض.
• · يجب تسليم جميع طلبات المعاينة الطبية في العيادات الخارجية والخاصة أيضا بمصاريف الولادة إلى قسم الموارد البشرية أولا للتحقق من صحتها قبل أن يقوم القسم بإرسالها إلى قسم المالية للأجراء اللازم ودفع المبلغ خلال أسبوعين.
• · يراقب قسم الموارد البشرية جميع طلبات التعويض الطبي التي يقدمها الموظف.

SOCSO)

السياسة

1. يتوجب على جميع الموظفين الذين يحصلون على راتب شهري لا يتجاوز 3000 رنغت ماليزي في التسجيل في برنامج نظام الضمان الاجتماعي (SOCSO) ودفع المساهمة الشهرية.
2. يعود الهدف من هذا البرنامج إلى توفير تعويض للموظف الذي يتعرض إلى إصابة أثناء عمله والتي قد ينتج عنها الوفاة.
3. يتوجب على الموظف الذي دفع المساهمة الشهرية سابقا بالاستمرار في الدفع اعتمادا على مبدأ المؤسسة “بمجرد دفعك لمرة فيجب أن تستمر في الدفع”.
4. يجب أن يدفع الموظف والجامعة الساهمة إلى البرنامج.
5. يتم تغطية الموظفين الأجانب تحت برنامج تعويض العمال أو خطة التكافل.

الإجراءات

1. يتوجب على قريب الموظف إبلاغ قسم الموارد البشرية في حال وقوع حادث صناعي للموظف.
2. يقوم قسم الموارد البشرية على الفور بإبلاغ الرئيس المباشر/ رئيس القسم / عميد الكلية بالحادث.
3. يقوم قسم الموارد البشرية بتجميع الوثائق التالية لتسليمها إلى قسم برنامج مؤسسة الضمان الاجتماعي (SOCSO):

• الاستمارات النظامية
• بلاغ الشرطة
• خارطة موقع الحادث
• النسخ الأصلية لطلب التعويض الطبي

1. يتوجب على الموظف تزويد قسم الموارد البشرية بشهادة طبية أصلية لكي يقوم القسم بإرسالها إلى مؤسسة الضمان الاجتماعي (SOCSO).

الأهداف

توفير دعم مالي للموظف و/ أو عائلته في حال تعرض الموظف إلى أعاقة دائمية أو وفاة قبل الأوان للموظف ناتج عن حادث.

السياسة

1. يجب أن تقوم الجامعة بتغطية جميع الموظفين المثبتين بتأمين إسلامي / تكافل وتحت سياسة عمل تحددها الجامعة.
2. يشمل التأمين جميع الموظفين المثبتين. مثال منذ اليوم الأول لدخول البوليصة فعاليتها إلى حد تاريخ تقاعد الموظف أو لتاريخ ترك الموظف العمل في الجامعة.
3. تعود الفائدة من هذا البرنامج على الجامعة والتي ستقوم بدفع الفوائد للموظفين، أو الشخص الذي يخوله أو قريبه.
4. توفر الشهادة الفوائد المنصوص عليها والتي تنص عليها البوليصة.
5. لا تتحمل الجامعة المسؤولية عن المصاريف التي قد يتحملها الموظف بما يتجاوز مبلغ البوليصة والتي تنص عليها شروط بوليصة التأمين.
6. تغطي البوليصة جميع الموظفين وبحسب نظام التكافل التالي:

• · تغطي البوليصة، تحت هذا البرنامج، الموظف من الوفاة، الإعاقة الدائمة بسبب حوادث.
• · تغطي البوليصة، تحت هذا البرنامج، الموظف من الوفاة، الإعاقة الدائمة بسبب ظروف طبيعية.

الأهداف

1. لتوفير إدارة عامة لعملية استخراج تأشيرات المغتربين.

2. لمنح المغتربين منافع إضافية من خلال دفع تكاليف التأشيرة للموظفين.

3. لتخفيف الأعباء عن المغتربين باعتبارهم قادمين جدد إلى الجامعة.

السياسة

1. يقوم قسم الموارد البشرية بطلب الوثائق المطلوبة من الموظفين المغتربين كي يتم تسليمها إلى إدارة الهجرة.

2. تتحمل الجامعة جميع تكاليف المغتربين.

3. يتم إصدار خطاب عرض للموظف الجديد حال موافقة إدارة الهجرة على الطلب.

4. تكاليف عائلة الموظف المغترب تكون وفقاً للشروط والأحكام التي يحددها خطاب التوظيف.

العضوية المهنية

السياسة

رسوم دخول الاشتراك الشهري أو السنوي إلى حد هيئتين(2) مهنيتين كحد أقصى تخضع لموافقة رئيس الجامعة.

علاوة العميد ونائب العميد ورئيس القسم

السياسة

يمكن منح الموظفين المعينين في الوظائف أعلاه البدلات الآتية:

نسبة البدلات للقائم بالاعمال هي 80% عن كل وظيفة. وتتم إضافة البدلات إلى المرتب الشهري.

قواعد وأنظمة الضبط:   

الأهداف

الأهداف الأساسية لهذه القواعد والأنظمة هي:  

1. لضمان الحفاظ على النظام وفقا لقواعد وأنظمة الجامعة.
2. لضمان توافق الإرشادات والإجراءات.
3. لغرس الوعي بالحاجة إلى الالتزام في أوساط جميع الموظفين بغرض إنجاز أهداف المؤسسة المرجوة.
4. للمحافظة على التوافق المهني من خلال الوعي بالنظام حتى يتم تصحيح وتوجيه وتطوير وتنظيم الأداء والسلوك العملي لدى الموظفين.
5. لضمان احترام حقوق الجامعة وكذا حقوق الموظفين.
6. لضمان العدالة وعدم التحيز الضروريان للادارة الفعالة والمستقرة.

التغطية

يتم تطبيق هذه القواعد على جميع الموظفين في الجامعة

السياسة

1. تهتم الجامعة بضمان الحفاظ التام على النظام وعادات السلوك اللائق بين أوساط الموظفين وعلى جميع المستويات حتى يتم الإشراف المناسب على الجو العام وبيئة العمل من أجل ضمان عمل جميع الموظفين في الحفاظ على النظام وأن لا يقتصرذلك على فهمه فقط.
2. تعتبر قواعد وإجراءات الضبط ضرورية من أجل تعزيز العدالة والنظام في معاملة الأفراد وفي خلق التناسق في العلاقات المهنية في الجامعة. وتبين هذه اللوائح مقاييس السلوك في العمل وتضمن الإجراءات المساعدة في الالتزام بالمقاييس كما توفر طرق عادلة في التعامل ومراقبة الإخفاقات الممحتملة فيها.
3. تقع على عاتق جميع عمداء الكليات ومدراء الأقسام مسؤولية تطبيق وفرض قواعد وإجراءات وإرشادات الضبط بمساعدة قسم الموارد البشرية، وتشتمل المسؤوليات على:

• تفويض الواجبات للموظفين المشرفين من المستوى الأقل في الحفاظ على النظام بين مرؤوسيهم ومحاسبة غير الملتزمين منهم.
• مراقبة وضمان تطبيق النظام ومحاسبة التصرفات غير الملتزمة عن طريق تطبيق قواعد الضبط والإجراءات الموضحة في هذه الوثيقة.
• اتخاذ الإجراءات بحق الموظفين الذين يخالفون الالنزام بالنظام، ويجب أن يراعي تناسب الإجراءات التأديبية واتباع اللوائح والإجراءات التأديبية.

4. على الرغم من أن المسؤولية تقع على عاتق مدراء الأقسام إلا أن على جميع الموظفين مراعاة الحفاظ على النظام .

و الواجبات التي يجب على الموظفين بالجامعة هي:

• العمل بأمانة وإخلاص.
• بذل الجهد واستعمال المهارات والحرص في العمل.
• الامتثال للأوامر العملية والقانونية.
• الالتزام بقواعد وأنظمة وشروط وأحكام التوظيف.

5. أي مخالفة أو خرق للالتزامات أعلاه من قبل أي موظف تعد سلوكا غير مقبول.
6. أي مشاكل في الانضباط من قبل المرؤوسين تصبح من مسؤلية عمداء الكليات أو رؤساء الأقسام بالتعاون مع المشرفين من الدرجة الأقل ويتم التصرف بناء على التوصية الفنية من قبل قسم الموارد البشرية.
7. لكي يمكن لعمداء الكليات أو رؤساء الأقسام والمشرفيين من الدرجة الأقل أداء دورهم بفعالية فإن عليهم الآتي:

• قبول هذا الدور كمؤتمنين.
• أن تكون لديهم الرغبة والجرأة لضبط الموظفين.
• عدم إخفاء أي سلوك غير مقبول يتم رفعة أو العلم به.
• عدم التغاضي عن أي سلوك غير منضبط أو السماح به أو تركه دون اتخاذ إجراء.
• اتخاذ إجراءات تأديبية عادلة ومنصفة ومتماسكة.
• المتابعة والالتزام بالقواعد والإجراءات وتبني الإرشادات الواردة في هذا الكتيب.

1.1  السلوك العام

أ‌) ميثاق الأخلاق

على جميع الموظفين اتباع والتزام ما يآتي:

• أداء جميع المسؤليات بإخلاص واجتهاد وقت ما يعهد بها من قبل إدارة الجامعة، كما أن عليهم بذل أقصى الطاقات في كل الأوقات لإنجاز ما فيه مصلحة الجامعة.
• الإذعان والالتزام لكل الأوامر والتوجيهات المعطاة من إدارة الجامعة مع الالتزام بقواعد وقوانين وإجراءات وممارسات وسياسات الجامعة الصريحة أو الضمنية.
• أداء الواجبات والتي لا تنحصر فيما يتعلق بالجامعة وإنما فيما يتصل بأي جهة متصلة بالجامعة.
• عدم اقتراف أي عمل أو سلوك يقصد به أو يتسبب في تشويه أو تلطيخ صورة الجامعة أو ممتلكاتها أو سمعتها أو مصالحها العامة، كما عليهم التحلي بالذوق واللياقة في كل الشؤون والأوقات.

ب‌)  السرية

• يجب على الموظفين وحتى بعد انتهاء الخدمة في الجامعة عدم الإفصاح عن أي معلومات سرية سواء بصورة مباشرة أو غير مباشرة لأي شخص أو شركة إلا بتوجيه أو موافقة من الجامعة.
• يجب على الموظفين كذلك عدم مناقشة أي معلومات داخلية أو سرية عن الجامعة أو شركائها التجاريين أو عملائها أو موظفييها أو غيرهم إلا إذا تطلب القانون ذلك أو في التعاملات الاعتيادية والمباشرة في عمل الجامعة.
• تعتبر أي معلومة غير موجودة بصورة ظاهرة سرية ويجب التعامل معها بأقصى درجات السرية لهذه يجب أن لا تنقل أو تستخدم بما يؤثر على أي قرار استثماري متعلق ببيع أو شراء سندات.
• يجب على أي موظف يتسلم مذكرة للشهادة أو أي طلب أخر يتطلب الإفصاح عن أسرار الجامعة أن يتواصل مع إدارة الجامعة لإرشاده بما يلزم فعله.

ت‌)   الإذن بإصدار الكتب والمقالات وغيرها من الأعمال

• يجب على الموظف عدم إصدار أو كتابة أي كتب أو مقالات أو غيرها من الأعمال والتي تعتمد على المعلومات التي يحصل عليها من الجامعة أو عن طريق الجامعة باستثناء تلك التي يحصل فيها على إذن من سلطات الجامعة.

ث‌)  البيانات والتصريحات الصحفية

• على الموظف إبلاغ مسؤوله المباشر أو الإدارة في حال تواصل أي صحفي معه، و
• يجب عليه أن لا يدلي بأي تصريحات عامة سواء شفويا أو كتابيا أو بأي صورة فيما يتعلق بسياسات أو قرارات الجامعة كما يمنع عليه نشر أي تصريحات له أو لغيره دون سابق موافقة من الإدارة.

ج‌) التوظيف الخارجي

• يجب أن يكون جميع وقت الموظف في خدمة الجامعة ولا يمكن لأي موظف وبدون الحصول على موافقة مكتوبة من عميد الكلية أو رئيس القسم ومدير الجامعة من:

o        الاشتراك في أي عمل تجاري.

o        المشاركة في أي عمل لشركة أو فرد غير الجامعة بصورة مباشرة أو غير مباشرة بغرض الحصول على مقابل.

1.2 السلوك المهني

الأهداف

• لضمان التصرف وفقا لقواعد السلوك والأخلاق من قبل الموظفين في البيئة العملية والتنظيمية.
• لضمان تطبيق السياسة في كل التعاملات الداخلية والخارجية.

السياسة

1. بما أن هذا التعيين يتطلب أعلى درجات السلوك و الأدب فإن على الموظف تنفيذ مسؤلياته بالطرق الآتية:

• على الطاقم الأكاديمي إعداد ومراجعة المذكرات التدريسية ووضع وتقييم أعمال الطلاب,
• أي مناهج أو مواد أو أنظمة تطورها الجامعة أو الموظفون خلال فترة توظيفهم تبقى حق ملكيتها للجامعة فقط وعلى الموظفين مراعاة الطبيعة السرية لتلك المناهج أو المواد أو الأنظمة.
• يجب على الموظف وخلال فترة شغله للوظيفة الحالية أو أي وظيفة أخرى أن لا يعمل بصورة مباشرة أو غير مباشرة أو يشترك أو يرتبط أو يشارك في أي عمل لكلية تجارية. ويجب عليه حين يترك العمل نتيجة للاستقالة أو الفصل أو التقاعد أو غير ذلك أن لا يعمل وبصورة مباشرة أو يرتبط أو يشارك في كلية تجارية كمالك منفرد أو شريك أو مساهم أو بأي صورة أخرى خلال فترة عام واحد وفي مساحة ثلاثة أميال. وفي حال مخالفة ماذكر أعلاه يلتزم الموظف بدفع مبلغ 10,000 رنجت ماليزي للجامعة تعويضاً للأضرار.
• على الموظف عدم أخذ أي إجازة أو ترتيب تبادل لواجباته دون موافقة مسبقة من مدير الجامعة أو من ينوب عنه.
• تأسيس علاقات مقنعة تؤدي إلى ثقة متبادلة مع الطلاب.
• الاجتهاد في خلق التوافق بين الموظفين ومجانبة كل أشكال الصراع فيما بينهم,
• أن لا يعمل الموظف على إجبار الطلاب أو المحاضرين أو غيرهم من موظفي الجامعة على التحاق بأي مؤسسة أخرى للتعليم العالي,
• على الموظف أن لا يستخدم وظيفته أو سلطته للأغراض الشخصية أو غيرها وأن يعمل على الإبلاغ عن أي مصالح خاصة يمكن أن تتعارض مع مصالح الجامعة,
• يجب أن لا يستخدم الموظف ممتلكات الجامعة أو التسهيلات التي تقدمها الجامعة لأغراض البيع أو الإعلان أو النشر لأي معلومات أو الحصول على ربح شخصي أو الارتباط بأي عمل تجاري دون الحصول على موافقة الادارة,
• على الموظف إبلاغ الإدارة عن سجلاته السابقة فيما يتعلق بأي إدانة جنائية أو مسؤليات مدنية أو فصل أو غير ذلك,
• يقر الموظف بأن أي خرق للشروط أعلاه يعطي الجامعة الحق في اتخاذ الإجراء الانسب بما في ذلك الفصل الفوري.

1.3 إجراءات الضبط

1. تتبع الجامعة مبدأ العدالة الطبيعية حينما تبلغ الإدارة عن سلوك غير مرغوب.
2. يعطي الموظف فرصة للاستماع.
3. تتولى سلطات الجامعة أي شكاوى ترفع إليها بعدالة وعدم تحيز.
4. في حال العقوبة يتم اتباع مبدأ العدالة المستقلة أي أن وزن العقوبة يجب أن يتناسب مع فضاعة العمل والسمات المادية لكل حالة.

4.4  العقوبات

الإجراءات التأديبية ضد أي تصرف غير مرغوب فيه من قبل أي موظف يكون في أحد الأشكال الآتية وبناء على جدية العمل:

1)      الاستجواب المسجل.

2)      التحذير الشفهي.

3)      التحذير الكتابي.

4)      التوقيف عن العمل غير المدفوع لمدة أقصاها أربعة عشرة 14 يوماً.

5)      التوقيف من الزيادة التي كان مؤهلاً لها لمدة لا تزيد عن سنتين.

6)      التنزيل إلى درجة أدنى.

7)      توقيف الخدمة مع راتب في فترة الإشعار.

8)      الفصل بعد إجراء التحقيق الكافي.

9)      أي إجراء آخر يسمح به القانون.

4.5   نقض العقد

السياسة

1. في حال غياب الموظف لأكثر من يومين متتابعين بدون إذن أو دون إشعار الجامعة أو محاولة الإشعار يعتبر الموظف ناقضا لشرط من شروط عقد العمل في الجامعة.
2. يمكن توقيفه عن العمل في الجامعة إلا أن يتقدم بتبرير مقبول لغيابه أو يكون قد أبلغ أو حاول إبلاغ الجامعة بالعذر مسبقا أو في أقرب فرصة ممكنة خلال فترة غيابه.

الإجراءات

1. على المسؤل المباشر التأكد من تواريخ الغياب وأنه لا يتجاوز يومين متتاليين دون إجازة. يجب التأكد من ذلك في اليوم الثالث للغياب في حال عدم الإبلاغ عن التحاق الموظف المذكور بموقع عمله.
2. في حال التحاق الموظف الغائب في اليوم الثالث فلا يسمح له بمباشرة عمله، وعلى رئيس القسم التحقق من أنه قد أبلغ أو حاول الإبلاغ عن عذره.
3. في حال عدم وجود أي دليل على أن الموظف قد أبلغ أو حاول الإبلاغ عن عذره أو أن التبرير المقدم غير مقبول يجب أخذ إجراء عقابي على ذلك.

4.6 معاملات الشكاوى

الأهداف

لضمان التعامل المناسب مع الشكاوى لتجنب أي استياء غير ضروري أو سلوك غير مهذب وغير ذلك.

السياسة

قنوات التعامل مع الشكاوى هي كالتالي:

• رؤساء الأقسام هم المسؤلون عن شكاوى موظفيهم ويقع عليهم حلها.
• يساعد قسم الموارد البشرية رؤساء الأقسام المعنية في حل المشكلات لكن المسؤولية تقع كاملة على عاتق رؤساء تلك الأقسام في اتخاذ قرارات مؤثرة.

الإجراءات

1. يمكن اتباع الإجراءات الآتية:

إذا لم تحل المشكلة

إذا لم تحل المشكلة

المجموع: 12 يوما لحل شكوى الموظف

يمكن لقسم الموارد البشرية التحويل أو عدم التحويل إلى الادارة العليا وذلك بناء على جدية الحالة,

قرار قسم الموارد البشرية يكون نهائيا وينقل كتابيا إلى الموظف المعني مع نسخ للأطراف ذات الصلة.

4.7  الزي الرسمي للموظفيين

الأهداف

1. دليل عام للزي الرسمي للموظفين بجامعة المدينة العالمية
2. لإبراز احترافنا في المظهر العام
3. لتطبيق نموذج جيد لخدمة الأمة بصورة عامة.

السياسة

أ‌)        الزي الرسمي للإناث

السمات العامة:

• يجب أن يغطي اللباس جميع مايجب على المرأة المسلمة ستره.
• يجب أن لا يكون اللباس ضيقا بل فضفاضا حتى لا يظهر ملامح الجسد
• يمكن ارتداء التنورة وما شابهها والتي ليس فيها شقوق على أن تصل الى الكعبين.
• يجب أن لا تشبه ملابس الرجال.
• يجب أن لا يكون تصميم الملابس بارزا و مزخرفا كي لا يلفت الانتباه.
• يجب ارتداء الجوارب.
• يجب ان يكون الزي ذو ألوان داكنة: الأسود الأزرق الداكن البني الداكن الأخضر الداكن الرمادي الداكن.

غطاء الرأس

• يجب ان يكون الحجاب (غطاء الرأس) ذو ألوان داكنة: الأسود الأزرق الداكن البني الداكن الأخضر الداكن الرمادي الداكن.
• يجب أن يمتد الحجاب إلى حدود الكتفين مع تغطية كاملة للصدر.

المواد

• يجب أن لا تكون المواد المصنعة منها الملابس شفافة أو كاشفة.

البلوزة

• يمكن ارتداء البلوزة على أن تكون فضفاضة ومغطية للوركين وممتدة الى الركبتين وذات أكمام طويلة.

ب‌)    الزي الرسمي للذكور:

السمات العامة:

• قميص عادي أنيق طويل أو قصير الأكمام يلبس داخليا (باستثناء الثوب أو الباجو) وبنطال طويل (لا يسمح بارتداء الجينز) أو،
• ملابس العمل الرسمية أو،
• الثوب.
• حذاء مناسب – لا يسمح بارتداء الشبشب.
• تجنب قصات الشعر الطويلة وغير المرتبة.
• تجنب أي مظهر ممكن أن يشوه صورة المسلم النظيف والمرتب.

يمكن ارتداء رباط العنق مع اللباس الرسمي في الفعاليات الرسمية.  

الملحق: 

أ‌)   سوء السلوك

التعريف

سوء السلوك هو عبارة عن نوع من التصرفات أو السلوكيات التي يقدم عليها الموظفون والتي لا تتطابق مع الشروط الضمنية أو الصريحة للخدمة في الجامعة. وفي أدناه توضيح السلوكيات السيئة الرئيسية والثانوية:

أ‌)   السلوكيات السيئة الرئيسية

• ممارسة أي عمل تجاري داخل أو خارج منشآت حرم الجامعة.
• العصيان المقصود أو مخالفة أي أمر عملي وقانوني.
• التشاجر أو الاعتداء على الآخرين داخل منشآت الجامعة.
• الإتلاف المقصود والمتعمد لممتلكات الجامعة.
• الغياب دون سابق إذن أو عذر مقبول.
• الإهمال الجسيم للواجبات.
• ملكية أو استهلاك أو إدمان أو الترويج للمخدرات داخل الجامعة ويشمل ذلك جلبها.
• سوء استخدام حقوق التعويض كالمطالبة بتعويض الوقت الإضافي أو السفر أو التعويض الميلي.
• البطء المتعمد في أداء العمل أو تحريض الموظفين الآخرين على ذلك.
• الإدانة أو السجن نتيجة أي عمل إجرامي.
• لعب القمار أو اللعب بالأوراق داخل منشآت الجامعة سواء كان لغرض المال أم لا.
• تناول المسكرات.
• تزوير أو تلفيق شهادات صحية أو أي و ثائق رسمية لخداع إدارة الجامعة.
• تسجيل الحضور لموظف آخر أو السماح للآخرين بتسجيل الحضور له.
• الاعمال أو التصرفات المشينة أو البذيئة أو غير الأخلاقية داخل الحرم الجامعي.
• صراع المصالح
• سوء استخدام الوظيفة أو السلطة.
• التغاضي عن ارتكاب أي سلوك غير مرغوب فيه من قبل الموظف المسؤول على حماية وترسيخ النظام.
• إخفاء بينة أو دليل إثبات لسلوك كبير غير مرغوب فيه.
• الرشوة أو الفساد
• الأفعال المعطلة للنظام وحسن السلوك.
• إفشاء أسرار الجامعة أو أي معلومات سرية دون قرارات سابقة أو صلاحية قانونية لذلك.
• أي شكل ضمني لأي مضايقات جنسية مشترطة في لائحة الممارسة المهنية في حماية و إزالة لأي مضايقات جنسية في مكان العمل.
• تثبيت أي برامج شخصية في نظام الحاسبات.

ب‌)     السلوكيات السيئة الثانوية

• الغياب المتكرر دون إذن أو عذر مقبول.
• تكرار التأخير عن العمل.
• التوقف عن العمل قبل انتهاء الفترة الرسمية.
• ترك محل العمل بصورة متكررة أو دون حاجة.
• تلويث حرم أو منشآت الجامعية.
• عدم إعطاء الاهتمام الكافي للآلات أو المعدات المعهودة إليه.
• وضع إعلانات في لوائح إعلانات الجامعة دون إذن سابق من الإدارة.
• الإخفاق في مراقبة قواعد السلامة والقوانين الصحية والبيئية.
• الاخفاق في تسجيل الحضور وفق التعليمات.
• الاستخدام غير المرخص للمتلكات أو العربات وغيرها التابعة للجامعة للاغرض الشخصية أو الربحية.
• عدم الالتزام بالزي أو عدم استخدام أدوات السلامة التي وفرتها الإدارة أثناء العمل.
• احتقار تعليمات المسؤل المباشر لفظيا أو سلوكيا.

ب‌)   العضوية المهنية

الأهداف

يعزز إشتراك الموظفين في الهيئات المهنية والتي عادة ما تدفع التقدم العلمي والبحثي إلى تطوير القاعدة المهنية للموظفين يعزز أداءهم لمهامهم ووظائفهم وتوسيع العلاقات مع المجتمع و شمول رسالة الجامعة.

ورسوم العضوية المهنية هي الرسوم التي تدفع إلى الجمعيات أو المؤسسات المحترفة من أجل توفير خدماتها أو موادها أو المعلومات التي تساهم في تقوية الخلفية المهنية لموظفي الجامعة و تعزيز رسالة القسم أو كمتطلب للتوظيف في بعض الأحيان.

السياسة

تنص شروط وأحكام الجامعة تحت بند “العضوية المهنية” على ” رسوم دخول الاشتراك الشهري أو السنوي إلى حد  هيئتين(2) مهنيتين كحد أقصى تخضع لموافقة مدير الجامعة “.

• أن يعمل لدى الجامعة لمدة لا تقل عن ستة (6)أشهر
• الهيئات المهنية يجب ان يكون معترف بها وتساهم في جودة وتطوير الموظف أو المهام التي تتطلبها الوظيفة أو تساهم في تعزيز رسالة القسم.
• يجب أن تكون العضوية متصلة باختصاص العضو.
• أن يوصى بها رئيس القسم
• أن يصادق عليها مدير الجامعة

شروط تعويض الرسوم

• التعويض 100% للعضوية في الهيئات المهنية الماليزية
• التعويض 100% للعضوية في الهيئات المهنية العالمية ذات التصنيف الأعلى مثل الزمالة , عضوية الشركة, عضوية المتقدم . تعويضات رسوم العضوية 50% أو 200 رنجت لكل مطالبة تكون للهيئات الدولية ذات التصنيف الأدنى.
• على الموظفين تقديم الطلبات إلى قسم الموارد البشرية.
• أي دفع للعضوية يشترط فيه موافقة مدير الجامعة

يمكن إعتبار تسجيل العضوية في الهيئات الآتية في المجالات الخاصة:

1. الهندسة

2. تقنية المعلومات

3. الإدارة